ERP im Mittelstand: Warum es so wichtig ist

✓ Vor- und Nachteile, ✓ Arten, ✓ Implementierung ✓ beste ERP-Anbieter für Mittelstand

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November 2023
Enterprise Resource Planning, kurz ERP, fungiert als entscheidende Säule in der Unternehmensführung, indem es eine umfassende Integration von Unternehmensprozessen über eine zentrale Softwarelösung ermöglicht. Dabei eignet sich dieses Tool nicht nur für Großunternehmen. In Deutschland prägen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) maßgeblich die Wirtschaftslandschaft. Denn es sind 99,3% aller deutschen Unternehmen dieser Kategorie angehörig. Innerhalb dieses dynamischen Segments werden etwa 2,5% als mittlere Unternehmen klassifiziert.

Die zentrale Bedeutung von ERP-Software für mittelständische Unternehmen wird in diesem Kontext besonders deutlich. Die Implementierung solcher Softwarelösungen eröffnet zahlreiche Vorteile, die einen unmittelbaren positiven Einfluss auf die Effizienz und das Wachstum des Unternehmens ausüben. Durch die geschickte Integration und Koordination verschiedener Geschäftsprozesse ermöglichen ERP-Systeme eine optimierte Ressourcennutzung.

Insbesondere für mittelständische Unternehmen, die oft in einem dynamischen Geschäftsumfeld agieren, ist die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität von ERP-Software relevant. Die Unternehmenssoftware ermöglicht es, auf Veränderungen schnell und effektiv zu reagieren, was in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung ist.

Durch die Nutzung von ERP-Systemen können mittelständische Unternehmen nicht nur ihre internen Abläufe optimieren, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Die Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu verwalten und auf sie zuzugreifen, schafft Transparenz und liefert wertvolle Einblicke für fundierte Entscheidungsfindungen. Insgesamt fungiert ERP als eine strategische Investition, die den Weg für nachhaltigen Erfolg im Mittelstand ebnen kann.

Erfahren Sie hier wie sie sich für das richtige ERP System für den Mittelstand entscheiden und was diese auszeichnet!

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Was zeichnet ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen aus?

Moderne ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen zeichnen sich durch entscheidende Merkmale aus:

✓ ERP-Systeme bieten die einzigartige Fähigkeit, eine Vielzahl von Daten und Geschäftsprozessen wie verschiedene Geschäftsbereiche in einer einzigen Software zu bündeln. Von der Finanzverwaltung über das Personalmanagement bis hin zum Einkauf können alle relevanten Ressourcen nahtlos und effizient koordiniert werden. Diese integrierte Herangehensweise ermöglicht eine umfassende und ganzheitliche Sicht auf die betrieblichen Abläufe.

✓ Die zentrale Verwaltung sämtlicher Ressourcen, darunter Finanzen, Personal und Einkauf mit Bestandsverwaltung, ist ein Schlüsselfaktor. Dies trägt nicht nur zur effektiven Nutzung der Ressourcen bei, sondern ermöglicht auch einen ganzheitlichen Überblick über die Unternehmensleistung. Die Integration dieser Schlüsselbereiche fördert Synergien und unterstützt eine effiziente Nutzung der betrieblichen Kapazitäten.

✓ In einer zunehmend digitalisierten, globalisierten und schnelllebigen Geschäftswelt stehen mittelständische Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Hier treten ERP-Systeme als strategischer Verbündeter auf, indem sie die Flexibilität bieten, schnell und effektiv auf Veränderungen zu reagieren. Diese Anpassungsfähigkeit ist von entscheidender Bedeutung, um eine gute strategische Planung zu gewährleisten und den Wettbewerb erfolgreich zu bestehen.

✓ Die Automatisierung von Prozessen und der Zugriff auf Echtzeitdaten sind essenziell für die heutigen Geschäftsanforderungen. Ein speziell auf den Mittelstand zugeschnittenes ERP-System ermöglicht es, Abläufe zu automatisieren, die Transparenz zu erhöhen und fundierte Entscheidungen auf Basis aktuellster Informationen zu treffen. Dies führt nicht nur zu einer Reduzierung manueller Arbeitsbelastung, sondern auch zu einer verbesserten Reaktionsfähigkeit auf Marktentwicklungen und somit zu einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

✓ Eine maßgeschneiderte Anpassung an die Branche, Größe und Struktur des Unternehmens ist unabdingbar. Ein modulares ERP-System, das sich flexibel an die Bedürfnisse anpassen lässt, ermöglicht eine effektive Implementierung und Nutzung. Der modulare Aufbau erlaubt die schrittweise Einführung von Funktionen und erleichtert die Benutzerfreundlichkeit.

Wichtig: Ein modulares ERP-System ist in verschiedene Module unterteilt, die jeweils bestimmte Geschäftsprozesse oder Funktionen abdecken. Im Gegensatz zu einem integrierten ERP-System, das alle Funktionen in einer einzigen Software-Suite vereint, ermöglicht ein modulares ERP-System die selektive Implementierung von spezifischen Modulen entsprechend dem individuellen Anforderungskatalogs eines Unternehmens.

Warum ist der Einsatz von ERP Lösungen im Mittelstand wichtig?

Der Einsatz von ERP-Lösungen im Mittelstand ist von entscheidender Bedeutung, da sie den Unternehmen spezifische Vorteile bieten, die deren Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und langfristige Entwicklung stärken.

Die Vorteile von ERP im Mittelstand im Überblick:

• Mehr Effizienz – Die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Automatisierung von Routineaufgaben durch ERP-Systeme führen zu einer Steigerung der Effizienz. Dies ermöglicht eine höhere Produktivität, erhebliche Zeitersparnis und langfristig niedrigere Kosten. Die Reduzierung manueller Aufgaben ermöglicht es zusätzlich Mitarbeitern, ihre Zeit effektiver für strategischere Aufgaben zu nutzen.
• Bessere Datensicherheit – ERP-Systeme bieten eine verbesserte Datensicherheit durch die präzise Steuerung von Zugriffsberechtigungen und die sichere Verwaltung sensibler Daten. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind nicht nur entscheidend für die Erfüllung von Compliance-Anforderungen, sondern stärken auch das Vertrauen der Kunden in die Sicherheit ihrer Daten.
• Echtzeit-Daten – Der Zugriff auf aktuelle Informationen von Geschäftsprozessen in Echtzeit ermöglicht eine schnelle Reaktion auf sich entwickelnde Markttrends und eine fundierte Entscheidungsfindung. In einer sich rasch verändernden Geschäftswelt ist dieser Aspekt von entscheidender Bedeutung, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
• Transparenz – Die Verfügbarkeit aller relevanten Daten zur richtigen Zeit fördert die Transparenz im Unternehmen. Reporting wird dadurch nicht nur effizienter, sondern auch verständlicher und nachvollziehbarer. Dies unterstützt die Geschäftsleitung dabei, gut informierte Entscheidungen zu treffen.
• Skalierbarkeit – ERP-Software sind darauf ausgerichtet, das Wachstum von Unternehmen zu unterstützen. Ihre Skalierbarkeit ermöglicht es, sich leicht an neue Anforderungen anzupassen, ohne dabei die Effizienz zu beeinträchtigen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in einem dynamischen Umfeld operieren.
• Wettbewerbsvorteil – Die gesteigerte Agilität, die durch ERP-Systeme ermöglicht wird, schafft einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil. Die Anpassungsfähigkeit an neue Marktbedingungen und Kundenanforderungen ermöglicht es Unternehmen, proaktiv auf Veränderungen zu reagieren und sich erfolgreich im Wettbewerbsumfeld zu positionieren.
• Bessere Kundenbetreuung – Die zentrale Verwaltung von Kundendaten und -prozessen, wie Bestellungen und Aufträgen, verbessert die Kundenbetreuung erheblich. Die Effizienz und Präzision bei der Abwicklung von Kundenanfragen führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
• Bessere Projektsteuerung und Zusammenarbeit – Die Nutzung der ERP-Planungssysteme erleichtert die Projektsteuerung und fördert die Zusammenarbeit im Unternehmen. Die zentrale Datenverwaltung ermöglicht allen relevanten Stakeholdern einen klaren Überblick über den Projektstatus, was zu einer besseren Kommunikation und kohärenten Zusammenarbeit beiträgt.

Was sind Herausforderungen bei der Einführung von ERP im Mittelstand?

Die Einführung einer ERP-Software im Mittelstand stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar und birgt diverse Herausforderungen, die sorgfältige Planung und strategische Überlegungen erfordern:

• Widerstand / Unzufriedenheit von Mitarbeitern

Veränderungen in Form von neuen Prozessen und Technologien stoßen nicht immer auf Zustimmung bei den Mitarbeitern. Widerstand und Unzufriedenheit können auftreten, da die Anpassung an neue Systeme Zeit und Anstrengung erfordert.

• Komplexität

Die Implementierung eines ERP-Systems erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um mögliche Probleme zu minimieren. Die Komplexität dieses Prozesses erfordert oft Expertise, sei es in Form von internen Fachleuten oder externen Beratern.

• Hohe Kosten

Die erfolgreiche Bewältigung dieser Herausforderungen ist entscheidend für den reibungslosen Einsatz von ERP-Systemen im Mittelstand und trägt dazu bei, die zahlreichen Vorteile dieser Technologie zu nutzen.

Die besten ERP-Systeme im Mittelstand

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist für mittelständische Unternehmen entscheidend, um ihre spezifischen Anforderungen effektiv zu erfüllen. Im Mittelstand stehen verschiedene Arten von ERP-Systemen zur Verfügung, wobei Cloud-Systeme besonders herausstechen. Im Folgenden werden die ERP-Arten kurz definiert, gefolgt von einem Vergleich der besten ERP-Software im Mittelstand.

Welche ERP-Arten gibt es?

• Cloud ERP: Cloud ERP-Systeme für den Mittelstand repräsentieren eine moderne, webbasierte Lösung. Hierbei werden die Softwareanwendungen und die dazugehörigen Daten auf externen Servern gehostet, die über das Internet zugänglich sind. Diese Form des ERP ermöglicht einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff. Durch die Auslagerung von Hosting und Wartung an externe Dienstleister können Unternehmen Kosten sparen und profitieren von automatisierten Updates.
• On-Premise ERP: On-Premise ERP-Systeme hingegen werden lokal auf den Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Dies bietet vollständige Kontrolle über die Daten und Software, was besonders für Unternehmen mit spezifischen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen relevant ist. Die interne IT-Infrastruktur spielt eine entscheidende Rolle, da sie die Verantwortung für die Wartung, Aktualisierung und Sicherheit des Systems übernimmt.
• Hybride ERP-Software: Hybride ERP-Lösungen für den Mittelstand kombinieren die Eigenschaften von Cloud und On-Premise. Sie ermöglichen eine flexible Anpassung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens, indem sie lokale und cloudbasierte Komponenten miteinander integrieren. Diese Art von ERP bietet Unternehmen die Möglichkeit, kritische Daten intern zu behalten, während sie gleichzeitig die Skalierbarkeit und Flexibilität der Cloud nutzen.

Jede ERP-Art hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Wahl zwischen ihnen hängt von den spezifischen Anforderungen, der Größe und den Ressourcen des Unternehmens ab. Der Trend geht vermehrt in Richtung Cloud ERP aufgrund seiner Agilität, Skalierbarkeit und der Möglichkeit, auf aktuelle Technologien zuzugreifen.

Cloud ERP eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen (ERP KMU). Cloud ERP-Systeme erfordern in der Regel geringere anfängliche Investitionen als On-Premise-Lösungen. KMUs können die Kosten für den Erwerb und die Wartung von Servern sowie für den IT-Personalbedarf reduzieren, da diese Aspekte vom Cloud-Service-Anbieter übernommen werden.

Ein Cloud ERP ermöglicht auch eine einfache Skalierung je nach den sich ändernden Anforderungen des Business. Sie können so ihre Softwarenutzung flexibel anpassen, sei es durch Hinzufügen neuer Nutzer oder das Einbinden zusätzlicher Funktionen, um dem Wachstum gerecht zu werden.

Kleine und mittelständische Unternehmen verfügen oft nicht über die umfangreiche interne IT-Infrastruktur, die für den Betrieb und die Wartung von On-Premise-Systemen erforderlich ist. Cloud ERP übernimmt diese Aufgaben, was den Verwaltungsaufwand für die IT-Abteilung erheblich reduziert.

Die besten ERP Software im Mittelstand

Hier sind einige der führenden ERP-Systeme für den Mittelstand im Vergleich:

	weclapp	e.bootis-ERPII	myfactory	Odoo	Sage 100	ALPHAPLAN	Xentral ERP
Preis	Variabel, transparent	Variabel	Variabel, transparent	Variabel, transparent	Variabel	Variabel	Variabel, transparent
ERP-Art	Cloud, On-Premise	On-Premise, Cloud	Cloud	On-Premise, Cloud	On-Premise, Cloud	On-Premise	Cloud
Branchenfokus	Vielseitig: E-commerce, Handel, It-Dienstleister, Agenturen, Beratungsunternehmen, Retail, Food, Produktion	Handel, Fertigung	Vielseitig	Vielseitig	Vielseitig	Vielseitig	E-Commerce, Produktion
Benutzerfreundlichkeit	🍀🍀🍀🍀🍀	🍀🍀🍀	🍀🍀🍀	🍀🍀🍀🍀	🍀🍀🍀	🍀🍀	🍀🍀🍀
Mobil nutzbar	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Individuell anpassbar	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Skalierbarkeit	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Sonstige Funktionen	Einfache und intuitive Cloud-Lösung mit integriertem CRM. Add-ons: Helpdesk, Vertragsmanagement, Kassensystem, Mobile Lager App.	Umfassende Lösungen für Handel und Fertigung	Monatlich anpassbare Module und Kapazitäten für ausgiebige Flexibilität	Geschäftsapps mit 1-Klick-Installation für diverse Anwendungsbereiche	Modulare Lösung für verschiedene Unternehmensbereiche	Umfangreiche Funktionen für Produktion und Handel	E-Commerce-optimierte Lösung

Einen detaillierten ERP-System Vergleich finden Sie in unserem gesonderten Beitrag hierzu.

Wie implementiert man ein ERP System für den Mittelstand?

Die erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems im Mittelstand erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um sicherzustellen, dass die Systemeinführung reibungslos verläuft:

1. Bedarfsanalyse
2. Auswahl der ERP-Lösung
3. Implementierung
4. Regelmäßige Überprüfung

Detaillierte Informationen zu den To Dos bei der Implementierung eines ERP-Systems im Mittelstand findest du in diesem ERP-System Ratgeber Beitrag (Teil 4).

Fazit zu ERP im Mittelstand

Die Bedeutung von ERP-Lösungen im Mittelstand ist heute kaum zu überschätzen und bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen. Durch die gezielte Auswahl eines passenden ERP-Systems und einer sorgfältigen Implementierung können mittelständische Unternehmen ihre Effizienz steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.

ERP-Systeme spielen eine zentrale Rolle im Mittelstand und bieten eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Ressourcen, Prozessen und Daten. Sie sind von entscheidender Bedeutung, um den wachsenden Anforderungen an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit gerecht zu werden.

Die richtige ERP-Lösung in Verbindung mit einer erfolgreichen Implementierung ermöglicht eine signifikante Steigerung der Effizienz. Dies führt nicht nur zu Zeitersparnis und höherer Produktivität, sondern stärkt auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt.

Die Wahl eines ERP-Systems erfordert sorgfältige Überlegungen, um sicherzustellen, dass die spezifischen Bedürfnisse von dem Management / Art von Business erfüllt werden. Ein systematischer Auswahlprozess, der auf einer umfassenden Bedarfsanalyse basiert, ist entscheidend, um die bestmögliche Lösung zu finden.

Obwohl ERP-Software viele Prozesse optimieren können, sind sie kein Allheilmittel. Es ist wichtig, realistische Erwartungen zu haben und zu verstehen, dass eine erfolgreiche Implementierung und Nutzung kontinuierliche Anpassungen und Überwachung erfordert.

Insgesamt bieten ERP-Systeme im Mittelstand eine erfolgversprechende Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu optimieren und sich den Herausforderungen einer digitalisierten und globalisierten Geschäftswelt erfolgreich zu stellen. Die sorgfältige Auswahl, Implementierung und kontinuierliche Pflege dieser Systeme sind entscheidend für ihren langfristigen Erfolg im Unternehmenskontext.