• Home
  • ERP Vergleich
  • Warenwirtschaftssystem
ERP System Ratgeber
Menu
  • Home
  • ERP Vergleich
  • Warenwirtschaftssystem

Kategorie: Allgemein

Welche Vorteile bieten ERP-Lösungen für Online-Händler?

ERP-System Onlinehändler

Der Online-Handel boomt. Und mit wachsendem Geschäftsvolumen treten für Händler oft neue Herausforderungen auf den Plan. Eine ERP-Software vereinfacht die Prozesse, wodurch Unternehmen ihren Aufwand deutlich senken können. Dabei sollte ein ERP-System effiziente Funktionen bieten, die auf die Anforderungen im E-Commerce zugeschnitten sind. Idealerweise erfolgt der Betrieb in der Cloud, damit alle von überall ausarbeiten können. Zudem sparen sich die KMUs auf diese Weise die oftmals hohen Implementierungs- und Wartungskosten.

.

Herausforderungen und Chancen im Handel

Der Handel über digitale Plattformen, auch E-Commerce genannt, erfreut sich unter den Konsumenten immer größerer Beliebtheit. Schnell, jederzeit verfügbar und exklusive Angebote zeichnen ihn aus. Das Einkaufen über‘s Internet wuchs in den vergangenen Jahren stetig an und erhielt durch die Corona-Pandemie einen weiteren Schub, da unabhängig von lokalen Ladenschließungen das Shopping vom Sofa rund um die Uhr weiter gehen konnte.

Laut Statista sind die Segmente Bekleidung, Elektronikartikel und Telekommunikation die stärksten Umsatztreiber. 2021 lag der Umsatz allein im B2C-Bereich bei rund 86,7 Milliarden Euro. Prognosen sehen einen weiteren Anstieg in den kommenden Jahren: Für 2025 wird ein Marktvolumen von 168,5 Milliarden Euro vorhergesagt. Die wachsende Menge an Kundenwünschen und Lieferaufträgen beschäftigt Unternehmen rund um die Welt. Mit reiner (wo)manpower allein kann den vielfältigen Forderungen nicht mehr vollständig nachgekommen werden. Aus diesem Grund setzen Anbieter zunehmend auf die Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI, oder artificial intelligence AI) und Automatisierungen, die Arbeitnehmer*innen entlasten. Auswirkungen davon bemerken die Kund*innen bereits heute, wenn sie in Online-Shops unterwegs sind. Die Algorithmen erinnern sich viel besser an bereits begutachtete Artikel und schlagen passende weitere Produkte vor, die potentiell gefallen könnten.

Ein weiterer Trend besteht darin, dass immer häufiger der Zugriff von Mobilgeräten und damit von unterwegs erfolgt. Kaum jemand erledigt den Online-Einkauf heute noch vom heimischen Computer aus. Die meisten nutzen die Möglichkeit beispielsweise direkt in der Bahn zu shoppen. Das bedeutet auch, dass Unternehmen mit benutzerfreundlicher Smartphone-Website, einen klaren Marktvorteil besitzen.

Das ist nur eine unter vielen Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. Immer häufiger stoßen die bisher genutzten Systeme für Logistik und Warenwirtschaft an ihre Grenzen und müssen überdacht werden. Wie ein modernes WaWi-System helfen kann oder ob ein Cloud-basiertes ERP (Enterprise Resource Planing)-System die bessere Wahl ist, ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig.
.

Vergleich ERP-System und Warenwirtschaftssystem

Um die Unterschiede der beiden angesprochenen Systeme besser zu verstehen, hilft ein Blick in die Definitionen. Das Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist für die Organisation der Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens zuständig, insbesondere für den Materialfluss. Es findet sich am ehesten in Handelsunternehmen und ist ganz klassisch für die Bedarfsermittlung, die Warenbeschaffung, die Lagerverwaltung, den Vertrieb und den Warenabsatz verantwortlich. Der Nachteil von „WaWis“ liegt darin, dass deren Funktionen damit auch enden, weitere Bereiche müssen also mit anderen Systemen abgedeckt werden. Aus diesem Grund ist ein reines WaWi für Unternehmen häufig nicht empfehlenswert.

Im Gegensatz zum WaWi gehen die Funktionen eines ERP-Systems weit über die Planung der Warenbewegungen hinaus. Es kann auch die

VorteileProduktionsplanung,

Vorteiledas Kundenbeziehungsmanagement,

Vorteileden Vertrieb,

Vorteiledie Personalverwaltung,

Vorteiledas Finanz- und Rechnungswesen und

VorteileControlling übernehmen.

Damit stellt es eine Erweiterung dar, ist jedoch auch für die mit der Warenbewegung verbundenen Prozesse verantwortlich. ERP-Systeme sind also für die Gesamtressourcenplanung zuständig. Sie sind eingeführt worden, um unterschiedliche Systeme zusammen zu bringen. Das Denken in abgegrenzten Abteilungen endet somit und alle Bereiche werden in einer Software-Lösung zusammengeführt. Auch Kunden und Lieferanten sowie Tochterunternehmen oder Zweigstellen werden mit bedacht. Das ERP fördert damit die Optimierung von Geschäftsprozessen.
.

Moderne ERP-Lösung, die Prozesse der Händler unterstützt

Online-Händler, die sich für die Zukunft gut aufstellen wollen, setzen im besten Fall auf ein modernes, cloudbasiertes, ERP-System. Damit erhalten sie eine Komplettlösung, die nicht nur die Funktionen der Warenwirtschaft, sondern auch weitere Herausforderungen gut meistern kann. Dazu gehören vor allem Payment-Schnittstellen, Anbindungen an gängige Shopsysteme und beliebte Marktplätze oder auch eine Buchhaltung.

Interessant sind moderne ERP-Lösungen wie weclapp, die die Unternehmensprozesse auf einer Cloud-Plattform steuern. Sie besitzen eine hohe Flexibilität und uneingeschränkte Verfügbarkeit — auf sie kann von überall per Browser zugegriffen werden.

Ganz entscheidend für den Erfolg ist ein gutes CRM (Customer Relationship Management), um Kontakte und Kunden zu verwalten. In einer Cloud sind alle Daten zentral an einem Ort gesammelt. Vom ersten Kontakt bis zum langjährigen Kunden – die Cloud-Software unterstützt somit bei der Gewinnung neuer Kunden und bei der langfristigen Betreuung. Wichtig ist dabei auch ein einfaches Retourenmanagement. Die ERP-Software bietet auch einen umfassenden Überblick über alle Lagerbewegungen, unterstützt bei der Abwicklung des Streckengeschäfts und gibt frühzeitig eine Warnung bei Mindestbeständen. Händler können so ihre Lagerhaltung verbessern und Kosten senken.

.

Integration des ERP-Systems im Unternehmen

Das volle Potenzial entwickelt eine ERP-Lösung erst, wenn es mit anderen Anwendungen integriert ist. Das ist oft eine große Herausforderung. Die Alternative lautet All-in-One. Denn viele KMUs wünschen sich eine Software, die alle wichtigen Geschäftsbereiche unterstützt: CRM, Warenwirtschaftssystem, Buchhaltung und Rechnungsprogramm. Die Nutzung einer Lösung sorgt dabei für eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung achten? Folgende Fragen und deren Beantwortung helfen dabei ein passendes ERP-System zu finden:

  • Welche Geschäftsbereiche soll das ERP-System abbilden?
  • Eignet sich eine intelligente Cloud-Lösung für das Unternehmen?
  • Für welche Unternehmensgröße ist das ERP-System ausgelegt?
  • Ist das ERP-System skalierbar?
  • Mit welchen Kosten für Installation und Co. muss gerechnet werden? Fallen weitere Kosten wie Wartungs- oder Schulungskosten an?
  • Wie benutzerfreundlich ist die Software?
  • Thema Datensicherheit: Wo sind die Daten in der Cloud hinterlegt? Gibt es einen Server in Deutschland?
  • Ist die ERP-Software zertifiziert?
  • Kann die ERP-Software auch länderübergreifend eingesetzt werden? Welche weiteren Sprachen gibt es?

.

Fazit: Das richtige ERP-System für E-Commerce und Co.

Insgesamt sind ERP-Systeme sehr gute Begleiter für Unternehmen, die sich stärker dem E-Commerce widmen oder ihre bisherige Präsenz in diesem Feld ausbauen und verbessern wollen. Es lohnt sich natürlich immer verschiedene Programme auf ihre jeweiligen Schwerpunkte zu analysieren, um das optimale für das eigene Unternehmen herauszufiltern. Eine gute Orientierung bieten unabhängige Vergleiche und Auszeichnungen wie „ERP-System des Jahres“. Viele Anbieter räumen die Möglichkeit ein, für einige Wochen kostenfrei das ERP-System zu testen. Nach der Testphase kann das Unternehmen im besten Fall mit dem neuen Alltagshelfer durchstarten.

Social ERP – Social Media halten Einzug in ERP-Systeme

social-erp

Ohne die Social Media scheint heutzutage nichts mehr zu laufen. In der Öffentlichkeitsarbeit von Unternehmen spielen sie inzwischen eine wesentliche Rolle. Kaum ein Unternehmen kann es sich noch leisten hier nicht vertreten zu sein, denn ein großer Teil der Marken- und Unternehmenskommunikation läuft inzwischen über die sozialen Netzwerke. Weder E-Mails, Pressemitteilungen noch Inhalte von klassischen Websites können eine vergleichbare virale Power in so kurzer Zeit entfalten und so viele Nutzer erreichen wie die sozialen Netzwerke. Die große Reichweite ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für Facebook & Co. Dies hat sogar Auswirkungen auf viele Anwendungen in ERP-Systemen von Unternehmen. Viele sprechen deshalb auch schon von Social ERP.

.

 

Veränderte Nutzererfahrungen durch Social Media

Die Social Media haben die Nutzererfahrung in der Unternehmenskommunikation durcheinandergewirbelt. Gewachsene Strukturen in ERP-Systemen mit strikter Rollenverteilung sind Netzwerken wie Facebook und Twitter jedenfalls völlig fremd. In den sozialen Netzwerken kommuniziert im Prinzip jeder mit jedem und teilt Inhalte prinzipiell mit allen anderen Nutzern. Daran ändern auch die Einstellungen und Filter nichts, die jeder Nutzer individuell setzen kann. Immer mehr verschwimmen die Grenzen zwischen rein privater und geschäftlicher Nutzung. Einen Freund eben mal schnell auf aktuelle Angebote hinzuweisen unterscheidet sich kaum noch von Tätigkeiten im CRM, also der Kundenkontaktpflege im Vertrieb und Service.

 

Lose Architektur statt funktionell aufgeblähter Systeme

Das wichtigste Merkmal in der veränderten Nutzerkommunikation ist, dass die Architektur der Systeme lose gekoppelt ist. Eng verzahnte Integrationen, die in klassischen ERP-Lösungen vorherrschen, weichen immer mehr flexiblen Strukturen, mit denen Mitarbeiter und Kunden leichter und ohne Umwege erreichen. Durch das Plus an Flexibilität lassen sich Prozesse schneller an veränderte Rahmenbedingungen anpassen. Die sozialen Netzwerke übernehmen heute vielfach Aufgaben, für die früher ausschließlich die unternehmensinterne IT zuständig war. Insbesondere läuft das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) zu großen Teilen über Netzwerke wie Facebook. Insofern ist die Anbindung an das eigene ERP-System besonders wichtig geworden, um mit allen internen und externen Stakeholdern laufend in Kontakt zu bleiben.

 

Dem mobilen IT-Anwender gehört die Zukunft

Und noch etwas hat die Unternehmenskommunikation einschneidend verändert: die Fülle an tragbaren und mobilen Geräten, mit denen Nutzer arbeiten und kommunizieren. Um dem Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens Zugriff auf Prozesse und Unternehmensdaten zu ermöglichen, bedarf es keiner technisch aufwendigen Standleitungen oder ähnlichen stationären Lösungen von vorgestern. Der Mitarbeiter loggt sich vielmehr über seinen Webbrowser in eine Unternehmensanwendung ein und erhält direkten Zugriff auf alle Informationen, die er benötigt. Das ist überall möglich, wo ein Internetzugang verfügbar ist:

  • über einen WLAN-Hotspot oder
  • über das Mobilfunknetz.

Für die klassische IT hat das natürlich Konsequenzen. Manche sprechen hier von Kontrollverlust, weil der Anwender bestimmt, wann, von wo und über welche Devices er auf CRM- und ERP-Systeme zugreift. Die sozialen Netzwerke selbst entziehen sich sowieso der Kontrolle der klassischen Unternehmens-IT. Neue Aufgabenbereiche wie Social Media Monitoring übernimmt die Marketingabteilung oder das Social Media Marketing.

Kurzum: In dem Maße wie es schwieriger wird Anwender zu kontrollieren, wächst deren Bedeutung im Unternehmen.

 

Social Inboxen für alle Kontaktaufnahmen aus sozialen Netzwerken

Die Digitalisierung hat Auswirkungen auf alle Bereiche des privaten und öffentlichen Lebens. Kein Unternehmen kann sich dem mehr entziehen. Auch an klassischen CRM- und ERP-Systemen gehen diese Herausforderungen nicht vorbei. Schnittstellen zu Social Media Plattformen wie Facebook, Xing und Co. sind das Mindeste, was CRM-Systeme ihren Nutzern anbieten sollten. Über einen Link auf die entsprechenden Icons gelangt der Nutzer auf die Profilseiten von Unternehmen und Marken und kann direkt über die Netzwerke Kontakt herstellen zu

  • Kunden,
  • Interessenten und
  • Lieferanten

Nutzer sollten daher die Möglichkeit haben, neben Daten wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern auch Kontaktdaten wie Facebook- und Twitter-Adressen zu hinterlegen. Bei manchen Unternehmen ist die Facebook-Adresse inzwischen mindestens genauso wichtig wie die Telefonnummer. So, wie es für die E-Mail-Kommunikation einen Posteingang gibt, kann eine Inbox für Kontaktaufnahmen aus den Social Media die tägliche Kontaktpflege und Kommunikation mit Kunden und Interessenten wesentlich erleichtern.

 

Kunden wirken aktiv an Entscheidungsprozessen mit

Die klassische Marktforschung ist ein langwieriges Unterfangen. Zuerst entwickelt man Prototypen, um sie anschließend einem ausgewählten – manchmal auch zufälligen Personenkreis vorzustellen. Das Feedback gibt wichtige Aufschlüsse über Vorlieben und Marktchancen neuer Produkte und Marken und liefert eine wesentliche Entscheidungsgrundlage. Seit dem Aufkommen der Social Media gibt es noch ganz andere Möglichkeiten der Einbeziehung von Nutzern. Bereits in der Design- oder Entwurfsphase haben Nutzer Gelegenheit, aktiv auf eine Entwicklung Einfluss zu nehmen. Bereits viele Anbieter griffen auf diese, als Schwarmintelligenz bezeichnete Mitwirkung von Internetnutzern zurück. Etwa bei der Entwicklung neuer Marken und Produktdesigns.

Die bislang spektakulärste Aktion dieser Art dürfte die Entwicklung des Betriebssystems Windows 10 sein. Hier hatten Nutzer auf der ganzen Welt die Möglichkeit, den Nachfolger von Windows 8.1 in verschiedenen Betaphasen zu testen und durch ihr Feedback Optik und Funktionsangebot des Nachfolgers entscheidend mitzubestimmen. Für den Anbieter Microsoft hatte diese Vorgehensweise nach dem Flop des Betriebssystemvorgängers von Windows 10 noch weitere Vorteile. Viele Kinderkrankheiten und Bugs, die nach einem Release-Wechsel komplexer Systeme erfahrungsgemäß auftreten, konnte man so bereits im Vorfeld abfangen und beheben.

 

Social Collaboration ist Teamarbeit 2.0

Crowdsourcing führt zu Crowdworking und Social Collaboration und ist ein Meilenstein für eine ganz neue Welt des Arbeitens. Wenn früher von Teamarbeit die Rede war, verstand eigentlich jeder darunter, dass die Mitglieder eines Teams zusammenfanden

  • an bestimmten Orten
  • zu bestimmten Zeiten

Durch die fortschreitende Digitalisierung der Kommunikation und das Internet entfällt der Zwang zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort zu sein, um im Team mit anderen zusammenarbeiten zu können. Funktionen für Social Collaboration lassen sich leicht in cloudbasierte ERP-Systeme integrieren. Das können zum Beispiel Chatbereiche sein, in denen Teammitglieder miteinander chatten und ihre Kommentare hinterlegen, die für alle Mitglieder des Teams einsehbar sind. Das hat nicht nur Auswirkungen auf Projekte und die Arbeitsweise der Teammitglieder, sondern auch auf andere im Unternehmen stattfindende Prozesse.

Ein Mitarbeiter im Controlling muss nicht zwangsläufig mehr vor Ort sein, um seine Aufgaben zu erledigen. Wenn er eine Zugriffsmöglichkeit auf Daten und Funktionen hat, kann er zahlreiche Aufgaben natürlich auch von zu Hause oder unterwegs erledigen, sofern er mit mobilen Geräten auf das ERP-System zugreifen kann. Das geht natürlich besonders einfach, wenn das Unternehmen mit einem cloudbasierten ERP-System arbeitet. Was auch immer der Mitarbeiter gerade an Geräten zur Hand hat – er kann immer und überall

  • auf Unternehmensdaten zugreifen,
  • Funktionen abrufen,
  • mit Teamkollegen in Kontakt treten oder
  • diesen eine Nachricht hinterlassen.

Gleich, ob er zu Hause am Desktop-PC, am Notebook oder unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet arbeitet.

 

Social ERP – Kundenkontakte über die sozialen Netzwerke

Nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Kunden sind privat viel in sozialen Netzwerken unterwegs und häufig auch permanent online. Sie tauschen sich mit anderen Nutzern über Produkte aus, geben sich gegenseitig Tipps und helfen untereinander bei Problemen. Wenn ein Mitarbeiter mit Kunden und Interessenten in Kontakt treten will, braucht er nicht mehr den Kanal zu verlassen, um etwa im E-Mail-Account nachzusehen, ob ein Kunde eine Nachricht geschickt hat, sondern kann direkt über sein soziales Netzwerk mit dem Kunden ins Gespräch kommen. Beispielsweise über

  • ein Feedback zum Posting eines Nutzers
  • er kann auf das Profil des Nutzers gehen
  • ihn vielleicht auch über Skype erreichen oder
  • einen Chat starten direkt und ohne Umwege ins Gespräch kommen

Unternehmen, die über die sozialen Netzwerke kommunizieren, werden zudem von Kunden und Fans als fortschrittlich wahrgenommen.

 

Der klassische IT-Anwender stirbt aus

Ebenso wie das Kundenbeziehungsmanagement verstärkt über die Social Media läuft, werden sich lose gekoppelte Architekturen bei den ERP-Lösungen immer stärker durchsetzen. Der klassische ERP-Anwender, der in einem eng definierten Aufgabenfeld agiert und seine Aufgaben ausschließlich stationär erledigt, scheint zum Auslaufmodell zu werden. Starre Unternehmensgrenzen, wie wir sie kennen, passen nicht mehr ins Mobilitätszeitalter, in dem Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig ihre Aufgaben erledigen.

Die zukunftsweisende Form des Arbeitens schafft einerseits neue Freiräume, andererseits aber auch Verunsicherung. Mitarbeiter, die sich und ihren Job ganz maßgeblich über

  • physische Anwesenheit
  • an einem bestimmten Ort
  • zu festgelegten Zeiten

definieren, bilden gegenwärtig noch eine Mehrheit. Das trifft spiegelbildlich auch noch auf viele Unternehmen zu, die Angst davor haben, die Kontrolle über ihre Mitarbeiter zu verlieren und sich deshalb an klassische Lösungen klammern. Trotz alledem wird sich die Entwicklung nicht mehr aufhalten lassen. Die Veränderungen im Nutzerverhalten sind bereits weit fortgeschritten und werden die Zukunft der Arbeitswelt maßgeblich beeinflussen. Anbieter von ERP-Lösungen müssen darauf reagieren und Systeme flexibel genug gestalten, um mit dem durch ein verändertes Rollenverständnis geprägten digitalen Wandel mitzuhalten zu können.

 

Fazit: Veränderte User-Kultur zwingt Unternehmen zum Umdenken

ERP-Systeme, die im Laufe der Zeit mit den Unternehmensstrukturen gewachsen sind, kommen spätestens dann an ihre Grenzen, wenn die Social-Media-Aktivitäten im Unternehmen zunehmen. Je mehr Eigenverantwortung von Mitarbeitern erwartet wird, umso flexibler müssen diese handeln und arbeiten können. Die Nutzer von heute sind viel in sozialen Netzwerken unterwegs, teilen Inhalte mit anderen Nutzern, greifen auf deren Inhalte zu und arbeiten mit ihnen flexibel im Team zusammen.

Zudem eröffnet sich mit den Social Media ein neuer Vertriebskanal, der nicht nur für den Absatz, sondern auch für Service und Support immer wichtiger wird. Monolithische und komplexe ERP-Systeme, deren Ursprünge in den 1970er Jahren liegen, werden diesem Wandel in der Nutzerkultur immer weniger gerecht. Systeme, die es nicht schaffen, Schnittstellen zu den Social Media zu integrieren werden es in Zukunft schwerer haben, sich zu behaupten.

Die User der Zukunft sind an keine festen Orte und Zeiten mehr gebunden, sondern wollen von überall und zu jeder Zeit auch mit mobilen Geräten auf Unternehmensinformationen zugreifen können. Das setzt die Verfügbarkeit des ERP-Systems in der Cloud voraus. Social ERP lässt sich im besten Sinne in einer cloudbasierten ERP-Lösung implementieren, weil nur eine solche die Restriktionen von klassischen ERP-Systemen überwinden kann.

 

6 Gründe warum Open Source ERP eine Nische bleiben wird

6 Gründe, warum Open Source ERP eine Nische bleiben wird

Es ist noch gar nicht so lange her, da galten quelloffene Lösungen als die Zukunft schlechthin. Office-Anwendungen, grafische Oberflächen und Betriebssysteme auf Open-Source-Basis waren in aller Munde und wurden quasi als Softwarezukunft gepriesen. Zumindest in Bezug auf ERP-Systeme ist die Euphorie längst der Ernüchterung gewichen, weil Support und Weiterentwicklung in diesem Bereich nun mal eine Schlüsselrolle spielen.

.

 

Open Source löst nicht alle Probleme

Der Softwaremarkt wird heutzutage geradezu überschwemmt. Für jedes Problem gibt es unzählige Lösungen und der Nutzer sieht oft den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Zumal er auch nicht immer genau weiß, welche Funktionen er eigentlich benötigt.

Wenn wir einmal die Office-Welt betrachten, gibt es einige Lösungen auf Open-Source-Basis, mit denen er Texte erzeugen und bearbeiten kann. Hier macht es schon einen Unterschied, ob er wissenschaftliche Texte bearbeiten muss und Unterstützung für Formeln und Ähnliches braucht oder ob er nur geschäftliche Korrespondenz mit der Software erledigen will. Vielleicht muss er hochwertige Layouts erstellen und braucht deshalb Desktop-Publishing-Funktionen.

Jede Open-Source-Lösung hat andere Schwerpunkte und zusätzliche Funktionen muss sich der Nutzer erst zusammensuchen. Auf diese Weise gelangt eine Vielzahl von Tools auf die Rechner, die nicht immer optimal zusammenpassen. Das größte Manko ist jedoch, dass es für all diese Teillösungen keine Schulung gibt und die ohnehin dürftige Dokumentation meistens nicht auf dem aktuellen Stand ist.

Wer diesen Weg geht, muss nicht nur viel Zeit investieren, sondern kann nie sicher sein, ob die Software überhaupt vernünftig gepflegt und weiterentwickelt wird. Man ist auf Foren angewiesen, um Hilfe bei speziellen Problemstellungen zu erhalten. Auch wenn Open Office weder Support noch professionelle Vorlagen bietet, gelang dem Open-Source-System ein leistungsstarker Gegenentwurf zu den marktbeherrschenden Systemen von Microsoft.

 

Geringes Interesse von ERP-Anbietern an Open-Source-Projekten

Im Gegensatz zu Office-Programmen oder Internetbrowsern konnten sich im ERP-Bereich quelloffene Softwareprogramme allenfalls in Teilbereichen wie beispielsweise CRM etablieren. Das hat vielfältige Gründe. Anders als im Office-Bereich gibt es bei ERP-Systemen keine Mono- oder Oligopole. Auch wenn Anbieter wie SAP und Oracle erhebliche Marktanteile unter sich aufteilen, konkurrieren Hunderte kleiner und mittelständischer Softwareunternehmen mit den Branchengrößen. Kein großer Anbieter sieht – anders als im Office-Bereich – eine Notwenigkeit zur Unterstützung von Open-Source-Projekten, um die Marktmacht eines großen Anbieters zu brechen. Doch gibt es noch andere gewichtige Gründe, weswegen Open Source im ERP-Bereich nicht so richtig greifen will.

Die Akzeptanz von Open-Source-ERP ist gering wegen:

nachteilehoher Komplexität von ERP-Systemen

nachteilefehlender Unterstützung bei Prozessoptimierung

nachteilefehlendem Support

nachteilesehr hohem Anpassungsbedarf

nachteilehohen Anpassungskosten

 

ERP-Programme sind sehr komplex

ERP-Software ist hochgradig komplex und das Ergebnis vieler Personenjahre an Programmierarbeit. Das notwendige Know-How wurde über viele Jahre hinweg aufgebaut und hat einen Entwicklungsvorsprung begründet, der sich nicht so leicht einholen lässt. Es sind vor allem fundierte Kenntnisse über betriebswirtschaftliche Wertschöpfungsprozesse, die in die Software eingeflossen sind und in ihrer speziellen Ausprägung für ein Unternehmen entscheidend sind. Open-Source-Lösungen fehlt es häufig an entscheidenden Funktionen, die für viele Unternehmen wichtig sind. Unternehmen müssen sich hundertprozentig auf das ERP-System verlassen können, damit Prozesse reibungslos ablaufen. Schnelle Hilfe in Form von Support muss unbedingt gewährleistet sein. Andernfalls könnten Geschäftsprozesse leicht ins Stocken geraten oder Ausfälle eintreten und dem Unternehmen wirtschaftlich schaden.

Kurzum: Ausfälle des ERP-Systems können sich Unternehmen nicht leisten.

 

Anpassungen von Open-Source-ERP-Lösungen sind mit hohen Kosten verbunden

Im Vergleich zu standardisierten Branchenlösungen ist der Anpassungsaufwand bei Open-Source-Lösungen um ein Vielfaches höher. Entsprechend hoch sind die Kosten, wenn das Unternehmen diese Anpassungen von einem externen Dienstleister vornehmen lassen muss, weil die eigene IT-Mannschaft nicht über das notwendige Know-how verfügt. Um die starken externen Abhängigkeiten zu verringern, müssen zusätzliche Spezialisten eingestellt oder eigene IT-Fachkräfte, die dann im Tagesgeschäft fehlen, zu Spezialisten für die Open-Source-Lösung ausgebildet werden.

Dabei entstehen wiederum Wissensinseln mit neuen Abhängigkeiten, was zur Stärkung des IT-Bereichs beiträgt. Fallen diese Spezialisten im IT-Bereich aus, kann das Stillstand bedeuten, weil sich kein anderer interner oder externer Mitarbeiter mit dem Ausmaß und den Details der unternehmensspezifischen Anpassungen genau auskennt. De facto bewirkt das einen erheblichen Bedeutungszuwachs des IT-Bereichs. Das Management von Unternehmen möchte derlei Abhängigkeiten unbedingt vermeiden und entscheidet sich aus diesen Gründen zumeist für standardisierte Branchenlösungen mit überschaubarem Anpassungsbedarf. Hier garantiert zudem ein Anbieter, dass die ERP-Lösung funktioniert.

 

Tipp: Trotz der Lizenzkostenfreiheit bei Open-Source-Software liegen die Gesamtkosten eines Projekts mit Open-Source-ERP-Software in aller Regel wesentlich höher, weil der Anpassungsaufwand viel größer ist als bei standardisierten ERP-Branchenlösungen. Kalkulieren Sie deshalb genau und fokussieren Sie nicht nur das Ersparnispotenzial bei den Lizenzgebühren!

 

Das Fehlen von Lizenzgebühren täuscht über die wahren Kosten

Unter Kostenaspekten ist eine ERP-Lösung mit Open-Source-Software nur vordergründig günstiger. Man spart zwar die Lizenzgebühren, zahlt aber bei der Anpassung an die Geschäftsprozesse des Unternehmens später umso mehr drauf. Zwar sind Entwicklercommunitys recht aktiv – ob allerdings das nötige und unverzichtbare Branchen-Know-how tatsächlich im benötigten Umfang vorhanden ist, erfährt man erst, nachdem viel Zeit und Geld in eine Anpassungsprogrammierung geflossen sind. Stellt sich dann heraus, dass die Funktionalität der Basissoftware die Unternehmensprozesse nur völlig unzureichend abbilden kann, ist man zwar um eine Erfahrung reicher, hat aber bereits viel Geld verbraten und ist von einer funktionierenden ERP-Lösung nach wie vor meilenweit entfernt.

 

Ohne Kernfunktionen geht es nicht

Um zu dem Vergleich zu Office-Programmen zurückzukommen: Vieles, was bei einer Office-Software auf Open-Source-Basis vielleicht vermisst wird, ist im Grunde genommen nichts anderes als Nice-to-have, wenn es denn fehlen sollte. Man kann mit der Lösung dennoch leben und notfalls Workarounds erarbeiten. Fehlt demgegenüber in einer ERP-Software eine für das Unternehmen essentiell wichtige Kernfunktion oder bildet es eine solche falsch ab, dann ist das vergleichbar mit dem Fehlen eines zentralen Zahnrads in einem Uhrwerk. Die Federspannung arbeitet zwar korrekt und setzt einen mechanischen Prozess in Gang – das erwartete Ergebnis in Form einer korrekten Zeitanzeige bleibt jedoch aus, weil der Prozess schlichtweg verebbt.

 

Fazit

Auch wenn eine große Entwicklergemeinde an quelloffener ERP-Software mitarbeitet, so können doch entscheidende Funktionen nur unzureichend abgedeckt sein. Die Software lässt sich – wenn überhaupt – nur nach erheblichen Anpassungen sinnvoll einsetzen und verursacht Kosten, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. Die Anforderungen in Unternehmen sind meistens branchenspezifisch und verlangen nach detailliertem Fachwissen über branchenspezifische Geschäftsabläufe. Unternehmen können sich Ausfälle nicht leisten und wollen weder ein Risiko eingehen noch die Bildung neuer Wissensinseln im IT-Bereich fördern. Aus diesen Gründen fallen meistens nur Anbieter in die engere Wahl, die einen guten Service und Support garantieren können. ERP-Lösungen auf Open-Source-Basis können hier nicht mithalten und werden aller Voraussicht nach weiterhin nur ein Nischendasein fristen. Wegen der hohen versteckten Kosten stellen ERP-Systeme auf Open-Source-Basis für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen keine Alternative dar.

8 Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems

Kosten, die bei der Einführung eines ERP-Systems entstehen

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine weitreichende Entscheidung, die gut geplant werden will. Entscheidern stellen sich vor einer Einführung zwei wesentliche Fragen:

wichtige FragenMit welchem System lassen sich die Prozesse im Unternehmen am besten optimieren?

wichtige FragenWelche kurz- und langfristigen Kosten kommen auf das Unternehmen zu?

Diese 8 Faktoren müssen bei der Kostenplanung einbezogen werden.

.

 

Kosten entstehen schon im Vorfeld einer Entscheidung

Um eine Antwort auf die erste Frage zu finden, muss das Unternehmen bereits Zeit und Geld investieren, denn Kosten entstehen nicht erst mit Anschaffung, Einführung und Betrieb eines ERP-Systems, sondern schon vorher. Das Auswahlverfahren für ein ERP-System ist ein langwieriger Prozess, der sich über Monate hinziehen kann. Er bindet Personalressourcen, die irgendwo anders im Tagesgeschäft fehlen. Aus diesem Grund soll auf diese Kosten, die beim Auswahlprozess entstehen, nur kurz hingewiesen werden.

In jedem Fall muss vor einer Entscheidung auch eine Ist-Analyse der Geschäftsprozesse erfolgen, um das Lastenheft zu erstellen und die benötigten Funktionen genau einzugrenzen. Während sich einfache Geschäftsprozesse zumeist mit Standardmodulen abdecken lassen, kommen bei komplexen Prozessen zusätzliche Module zum Einsatz.

 

Tipp:
Bevor Sie damit beginnen, eine Auswahl zu treffen, sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse genau analysieren. Finden Sie heraus, welche Funktionen für Ihr Unternehmen essentiell sind.

 

Mit welchen externen Kosten ist zu rechnen?

Viele Unternehmen haben meistens nur die externen Kosten im Blick. Also das, was die Lizenzen für ERP-Software und das Customizing der Lösung an die Geschäftsprozesse kosten. Alles andere wird nur selten richtig budgetiert, wie

  • Hardware,
  • erforderliche Datenbanklizenzen oder
  • Beratungsleistung

Vollends außer Betracht bleiben interne Kosten für

  • die Reorganisation
  • Datenmigration
  • für Schulungen
  • Projektmitarbeiter

Diese Kosten hängen von der Komplexität des Projekts ab und lassen sich nur schwer im Voraus beziffern. Ein kurzer Überblick zeigt, welche Kostenaspekte in der Planungsphase bedacht werden müssen.

Für Einführung und Betrieb eines ERP-Systems entstehen Kosten für:

  • Beratungsleistungen
  • Lizenzen
  • Migration
  • Anpassung
  • Schulungen
  • Wartung
  • Support
  • Updates

 

Kosten für Berater lassen sich kaum eingrenzen

Viele Unternehmen, die die Einführung eines ERP-Systems planen, ziehen externe Berater hinzu, die sie in der vorbereitenden Phase und bei der Auswahl der ERP-Software und der Einführung unterstützen. Diese Kosten entstehen bereits im Vorfeld und sind nur schwer eingrenzbar. Nicht nur diese externen Berater sind ein Kostenfaktor, sondern auch die internen Projektmitarbeiter, die den Projektablauf koordinieren und eng zusammenarbeiten mit

  • den externen Beratern
  • den Anbietern
  • dem Management

Interne Mitarbeiter müssen explizit für das Projekt abgestellt werden. Sie fehlen dann an anderer Stelle. Nicht selten stellen Unternehmen zur Durchführung eines ERP-Projekts auch neue Mitarbeiter ein.

 

Migrations- & Anpassungskosten hängen von der Komplexität ab

Noch immer sind die meisten ERP-Lösungen klassische On-Premise-Lizenzmodelle. Das Unternehmen erwirbt hierbei eine Lizenz für die Basissoftware und weitere relevante Module, die es benötigt, um die Geschäftsprozesse abzubilden. Der Lizenzpreis ist gestaffelt nach Anzahl der User, die mit dem System arbeiten werden.

Natürlich sind die „reinen“ Lizenzkosten mit den Einführungskosten noch längst nicht abgedeckt, denn die vorhandenen Datenbestände aus bisher genutzten Systemen müssen in das neue ERP-System überführt und einige Funktionen des ERP-Systems an die Geschäftsprozesse angepasst werden.

Der Aufwand für Migration und Anpassung lässt sich ohne eingehende Analyse nur schwer abschätzen. Je komplexer und vielschichtiger Geschäftsprozesse sind, umso größer sind der Aufwand und die mit ihm verbundenen Kosten.

 

Nicht nur die Schulung kostet Geld

Schulung muss sein. Die Produktivität des Systems steht und fällt mit der Kompetenz der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten werden. Sie sollten daher so gründlich wie möglich geschult werden, damit sie das ERP-System nicht nur bedienen können, sondern auch verstehen. Zu den Schulungskosten im engeren Sinn, also den Kosten für die Schulungsmaßnahmen durch den Anbieter, kommen interne Kosten hinzu, denn Mitarbeiter fehlen im Tagesgeschäft und brauchen eine Eingewöhnungsphase bis sie mit dem neuen System produktiv arbeiten.

Viele Unternehmen sehen nur die „reinen“ Schulungskosten und nicht die Kosten, die der zeitlich begrenzte Ausfall von Mitarbeitern während der Schulungsmaßnahme verursacht. Ebenfalls sieht man die Phase der Einarbeitung nicht, in der Anwender noch Fehler machen und das System noch nicht voll produktiv ist.

 

Wartungskosten enthalten keine Updates

Damit das implementierte ERP-System gut läuft und der Kunde von den laufenden Weiterentwicklungen profitieren kann und Support erhält, gehört bei On-Premise-Systemen der Wartungsvertrag dazu. Ähnlich wie beim Lizenzpreis bemessen sich die Wartungsgebühren nach

  • Art
  • Umfang der Lizenz
  • Zahl der User

Die Gebühr für den Wartungsvertrag für das ERP-System wird in der Regel jährlich entrichtet und ist ein fester Bestandteil der laufenden Kosten für das ERP-System. Die Wartungskosten bei On-Premise ERP-Lösungen umfassen nicht die Updates. Bei SaaS-Lösungen aus der Cloud sind die Kosten für Softwareupdates und Supportdienstleistungen inklusive. Sie sind mit den pro Nutzer und Monat zu entrichtenden Gebühren abgedeckt.

 

Release-Wechsel bei On-Premise ERP-Lösungen sind kostspielig

Die klassische ERP-Lösung besteht aus der ERP-Basissoftware, die durch weitere für das Unternehmen relevante Module ergänzt wird. Beim On-Premise-Modell ist es mit dem Lizenzerwerb nicht getan, denn die Entwicklung bleibt nicht stehen. Auch das Unternehmen entwickelt sich stetig weiter und neue Aufgaben und Anforderungen entstehen mit der Zeit. Zwar kann man den Termin eine Zeit lang hinausschieben, doch irgendwann ist ein größeres Update oder gar ein Release-Wechsel unumgänglich.

Das bedeutet für jedes Unternehmen einen ähnlichen Kraftakt wie bei der Einführung. Manchmal müssen beim Release-Wechsel auch Teile der Hardware ersetzt werden, wenn beispielsweise das neue Release mehr Speicher oder schnellere Prozessoren erfordert. Eine Migration oder gar eine Portierung kann man nicht mal so eben neben dem Tagesgeschäft durchziehen. Sie stellt Unternehmen vor enorme Herausforderungen.

Als Beispiel sei die Migration von SAP R/2 auf R/3 beziehungsweise mySAP genannt, die nicht wenigen IT-Verantwortlichen schlaflose Nächte bereitete. Kosten entstehen hier nicht nur durch das Upgrade auf die neue Lizenz, sondern vor allem durch die Migration, die penibel vorbereitet werden muss. Neben eigenen Personalkosten kommen Kosten durch externe Berater hinzu. Auch Mitarbeiterschulungen für das neue Release verschlingen viel Zeit und Geld.

 

Mit welchen Einstiegskosten muss man rechnen?

Wie zuvor aufgezeigt, sind die Einstiegskosten bei OnPremise-Software sehr hoch. Es sind aber einmalige Kosten, die bei Anschaffung und Implementierung von Softwarelizenzen anfallen. Updates zu einem späteren Zeitpunkt sind in diesem Preismodell allerdings extra zu bezahlen, weil sie nicht im ursprünglichen Lizenzpreis inbegriffen sind.

Ganz anders verhält es sich beim SaaS Modell, denn hier sind die Einstiegskosten gering. Die Kosten fallen über den Vertragszeitraum monatlich pro Nutzer an. Das Wichtigste ist: bei Updates entstehen keine extra Kosten. Das Unternehmen wird „fließend“ mit aktuellen Updates versorgt, muss sich nicht um eine Umstellung seiner Systeme kümmern und hierfür auch nichts gesondert budgetieren. Migrationen oder Hardwareanpassungen gibt es beim SaaS Modell nicht, denn alle Anwendungen laufen in der Cloud und werden im Web-Browser aufgerufen. Unterbrechungen durch Systemausfälle oder durch Einspielen eines neuen Releases sind daher beim SaaS Modell unbekannt.

Die Spanne bei den Einstiegskosten ist enorm. Während es ERP-Lösungen aus der Cloud gibt, die gerade einmal 19 Euro pro Nutzer und Monat kosten, liegen manche On-Premise ERP-Lösungen im 6-stelligen Bereich.

 

Tipp:
Überlegen Sie, ob sich die Einführung einer OnPremise-Lösung für Ihr Business angesichts der hohen Einstiegsinvestition wirklich lohnt. SaaS-Lösungen aus der Cloud sind wesentlich günstiger. Gerade junge Unternehmen in der Aufbauphase verschaffen Cloud ERP-Systeme wesentlich mehr finanziellen Spielraum.

 

Named User Modell vs. Concurrent User Modell

Wer sich bei der Auswahl seines ERP-Systems für eine SaaS-Lösung entscheidet, braucht zusätzliche Kosten für Updates nicht zu fürchten, weil diese bereits in den Servicepreisen inbegriffen sind. Auch Kosten für Hardware zur Installation und Betrieb einer höheren Version spielen keine Rolle. Gleich, ob On-Premise oder SaaS – im Mittelpunkt der Berechnung des Lizenzpreises steht der zu erwartende Nutzen. Dabei gilt die simple Annahme: je mehr Anwender, desto größer ist der Nutzen.

Stimmt das wirklich, dass der Nutzen des ERP-Systems mit der Zahl der Nutzer steigt und einen höheren Preis rechtfertigt? Ja und Nein. Es kommt darauf an, wie viele Nutzer gleichzeitig aktiv sind. Auch wenn viele mit dem ERP-System arbeiten, sind fast nie alle berechtigten User zur gleichen Zeit im System. Es ist also immer nur ein Teil der ERP-Anwender gleichzeitig aktiv. Die meisten Anbieter berücksichtigen dies, indem sie verschiedene Lizenzmodelle anbieten.

Beim Named User Modell ist die maximale Useranzahl festgelegt. Jeder zugriffsberechtigte User ist namentlich registriert und loggt sich mit seinem Benutzernamen und –passwort ein. Beim Concurrent User Modell hingegen ist nur die Zahl der User festgelegt, die gleichzeitig auf ERP-Ressourcen zugreifen können. Die Zahl der Rechnerinstallationen spielt dabei keine Rolle. Es können beispielsweise 60 User berechtigt sein, aber nur 50 gleichzeitig mit dem ERP-System arbeiten. Will sich der 51. User einloggen, muss er warten, bis ein anderer User seine Session beendet hat. Unternehmen, die über ihre internen Abläufe genau kennen, können hier Kosten sparen, indem sie nur für so viele Userlizenzen zahlen, wie sie maximal gleichzeitig benötigen.

 

Named User Modell Concurrent User Modell
Userzahl maximale Anzahl maximale Anzahl gleichzeitig arbeitender User
Rechner Bei OnPremise: spezifiziert nicht spezifiziert
Password Definierte Nutzer mit eigenem Passwort Nutzer nicht spezifiziert

 

Fazit

Die hohen Einstiegskosten bei klassischen On-Premise ERP-Lösungen sind für kleine und mittelständische Unternehmen kaum zu stemmen. Eine Alternative – nicht nur für KMUs – bieten hingegen SaaS-Lösungen für ERP-Systeme, die in der Cloud laufen. Bei diesen Angeboten sind die Einstiegskosten gering, weil keine Lizenzen gekauft werden müssen. Das Unternehmen zahlt on demand für genutzte Leistungen. Hierfür ist pro Nutzer eine monatliche Pauschale zu entrichten.

Der große Vorteil von SaaS-Lösungen ist, dass sich die Kosten sehr transparent darstellen lassen und kein Unternehmen finanziell überfordern. Dennoch sind bei der Einführung auch hier die internen Kosten zu berücksichtigen. Je besser die Vorbereitung ist, umso schneller gelingt es dem Unternehmen, mit der SaaS ERP-Lösung produktiv zu arbeiten und die Effizienz seiner Geschäftsprozesse zu erhöhen.

 

8 Gründe warum ERP-Projekte häufig scheitern

8 Gründe warum ERP-Projekte häufig scheitern

Wie viele andere Projekte auch können ERP-Projekte scheitern. Die Ursachen sind vielfältig. Nur, wer die wichtigsten Stolpersteine kennt, kann rechtzeitig gegensteuern und geeignete Maßnahmen einleiten, um einem möglichen Scheitern entgegenzutreten.

Die Einführung von ERP-Projekten erfordert von allen Beteiligten ein Umdenken. Lieb gewordene Gewohnheiten und „Fürstentümer“ stehen dem häufig entgegen. Die Sachwalter gut funktionierender Insellösungen in den Abteilungen stellen sich häufig deshalb quer, weil sie einen Kontroll- und Kompetenzverlust fürchten. Zudem sehen sie nur ihre Funktion im Unternehmen. Das Verständnis für die Bedürfnisse in anderen Unternehmensbereichen fehlt. Das schafft Probleme bei der ERP-Einführung, weil hier prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweisen gefragt sind. Zu den wesentlichen Gründen für das Scheitern von ERP-Projekten gehören:

 

Alle aufgeführten Gründe stehen mehr oder weniger miteinander in Beziehung und beeinflussen sich gegenseitig. Beim Scheitern von ERP-Projekten lässt sich daher nie eine einzelne Ursache ausmachen, sondern es sind immer mehrere Gründe, die das Aus besiegeln.

 

Sogenannte „Fürstentümer“ in Unternehmen

Jedes Unternehmen besteht aus einem Geflecht von Hierarchien und Zuständigkeiten. Nicht nur innerhalb einzelner Abteilungen herrschen „Eifersüchteleien“ zwischen den Mitarbeitern, sondern auch zwischen den Abteilungen selbst kommt es regelmäßig zu Differenzen. Jeder definiert Arbeitsflüsse aus dem eigenen Blickwinkel heraus und setzt Prioritäten entsprechend dem eigenen Rollenverständnis. Abteilungen werden daher intern manchmal wie „Fürstentümer“ gemanagt.

Werden Funktionen in andere Bereiche verlagert oder wandern fremde Aufgaben in die eigene Abteilung hinein, dann kommt es fast immer zu Konflikten. Die Einführung eines ERP-Systems verlangt jedoch, dass Verantwortliche lernen, über Abteilungsgrenzen hinweg prozessorientiert zu denken und zu arbeiten. Dass nun andere Abteilungen Berichte direkt aus dem ERP-System abfragen können, die früher über umständliche Dienstwege angefordert werden mussten, muss in die Köpfe hinein.

Dies erfordert, dass die Spielregeln für alle transparent sind. Andernfalls werden Quertreiber aus Angst vor Kompetenzverlust mit allen Mitteln versuchen, ihre bisherigen Zuständigkeiten um jeden Preis wie eine Bastion zu verteidigen. Mehrere solcher „Fürstentümer“ im Unternehmen können eine ERP-Einführung zum Scheitern bringen.

 

Ratsame Gegenmaßnahmen

VorteileOffen kommunizieren

VorteileÄngste nehmen

VorteileVorhaben transparent machen

 

Fehlende Kompetenzen

Wenn es um die Einführung eines neuen Systems geht, das die Arbeitsweise aller Bereiche im Unternehmen berührt, wollen verständlicherweise viele mitreden und mitentscheiden. Selbst diejenigen, die eine Einführung eines ERP-Systems vehement befürworten, sind nicht immer in der Lage ein solches Projekt auf Abteilungsebene so zu managen, wie es die Situation erfordert.

Immer wieder sind – insbesondere im Hinblick auf die Infrastruktur – unzureichende Kompetenzen anzutreffen, was regelmäßig zu Verzögerungen im Projekt führen kann. Das Topmanagement muss deshalb dafür sorgen, dass Projektteams mit ausreichenden Kompetenzen ausgestattet sind. Ansonsten können Budgets schnell aus dem Ruder laufen, weil sich Projekte unnötig verkomplizieren.

Es geht bei einer ERP-Einführung weniger um die Einführung einer neuen Software, sondern darum ein Verständnis für die Grundlagen und Zusammenhänge im Unternehmen zu vermitteln, um die Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb zu schaffen. Eine gründliche Schulung von Mitarbeitern gehört unbedingt dazu. Mitarbeiter müssen nicht nur neue Arbeitsschritte lernen, sondern verstehen, weshalb diese auszuführen sind. Ansonsten drückt dies auf die Motivation, was den Betrieb eines ERP-Systems erheblich beeinträchtigen kann.

 

Ratsame Gegenmaßnahmen

VorteileKompetentes Projektteam bestimmen

VorteileMitarbeiter schulen

VorteileVerständnis vermitteln

 

„Konsenskultur“ als Entscheidungsbremse

Viele Unternehmen rühmen sich, keine oder nur wenige hierarchisch organisierte Strukturen zu haben. In dieser sogenannten Konsenskultur bringt sich jeder Mitarbeiter ein und findet Gehör. Im Grunde sind flache Hierarchien auf Unternehmens- und Abteilungsebene ein Fortschritt. Leider drängt dieses damit verbundene Streben nach „Harmonie“ darauf, möglichst alle Mitarbeiter bei Entscheidungen einzubeziehen.

Zahllose Meetings, die ohne greifbare Ergebnisse bleiben, sind die Folge, was nicht gerade von Entscheidungsfreude zeugt. Jeder möchte es eben jedem Recht machen. Man will Veränderungen zulassen, ohne bisherige Gewohnheiten einzuschränken. Auf Dauer kann das nicht gut gehen.

In Projekten mit straffen Zeitplänen ist es fast unmöglich, alle Ideen zur Anpassung von Prozessen zu berücksichtigen. Solange die Geschäfte blendend laufen, fällt nicht weiter auf, dass viele Geschäftsprozesse eher ineffizient sind.

Wenn ein solches Unternehmen eine grundlegende Entscheidung wie die Einführung eines ERP-Systems zu treffen hat, erweisen sich Konsenskulturen oft als Entscheidungsbremsen. Das Projektmanagement verzettelt sich in zu vielen Detailfragen, anstatt klare Zielvorgaben zu machen. Die Einführung kann sich dann ewig hinziehen oder schlimmstenfalls sogar scheitern.

 

Ratsame Gegenmaßnahmen

Vorteiledeutliche Zielvorgaben setzen

Vorteileklare Entscheidungen treffen

VorteileZeitplan im Blick behalten

 

Unklare Zielsetzungen

Wer sich für ein ERP-System entscheidet, verfolgt mit dessen Einführung in aller Regel klare Ziele. Davon gehen Anbieter aus. Die Einführung bedarf einer gründlichen Vorbereitung, die auch die Definition von Zielen umfasst. Meistens sind organisatorische Änderungen damit verbunden, die allerdings vor einer Einführung erfolgen sollten.

Probleme können dann auftreten, wenn bei der Vorbereitung geschludert wird und die Einführung zu früh einsetzt. Wenn zu diesem Zeitpunkt Prozesse noch nicht angepasst und wesentliche Fragen im Hinblick auf organisatorische Veränderungen noch nicht hinreichend geklärt wurden, können sich Projekte unnötig in die Länge ziehen und erheblich verteuern, weil es fortan ständig zu ungeplanten Nachbesserungen kommt. Eine vorschnelle Einführung führt in den meisten Fällen zu Problemen. Der Zeitpunkt sollte daher gut gewählt werden.

 

Ratsame Gegenmaßnahmen

VorteileGründliche Vorbereitung

VorteilePassenden Zeitpunkt bestimmen

VorteileOrganisation anpassen

 

Beratungsfirmen treffen unternehmerische Entscheidungen

Oftmals sind sowohl die Fachabteilungen als auch das Topmanagement damit überfordert, ein geeignetes ERP-System auszuwählen. Obwohl das Management die gewachsenen Prozesse und Strukturen im Unternehmen am besten kennt, zieht man bereits bei der Auswahl des Systems unabhängige Beratungsfirmen hinzu und lässt sie die unternehmerischen Entscheidungen treffen.

Davon abgesehen, dass Unternehmensberater natürlich auch wirtschaftliche Eigeninteressen verfolgen, gehen diese grundsätzlich von Standardprozessen im Unternehmen aus. Die Details zu wichtigen wertschöpfenden Prozessen und Besonderheiten des Unternehmens lernen sie erst kennen und verstehen, wenn die Entscheidung für ein System bereits getroffen wurde und das Projekt läuft.

Was aber ist, wenn sich im Projektverlauf herausstellen sollte, dass das System den Anforderungen nur zu Teilen erfüllt oder überdimensioniert ist? In dem Fall werden Projekte oft ohne Rücksicht auf Verluste zu Ende durchgezogen und es wird angepasst und nachgebessert, was das Zeug hält. Im Ergebnis dauert es viel länger bis das ERP-System richtig rund läuft – wenn überhaupt, weil eigene Mitarbeiter nicht ausreichend in den Einführungsprozess einbezogen wurden. Externer Support durch Berater ist auf Dauer nicht billig. Zieht sich die Phase zu lange hin, ufern die Kosten aus und können das gesamte ERP-Projekt zu Fall bringen.

 

Ratsame Gegenmaßnahmen

VorteileBerater ausreichend prüfen

VorteileMitarbeiter einbeziehen

VorteileFortschritt überprüfen

 

Fehler bei der Softwareauswahl

Eine falsche Entscheidung, die bei der Auswahl der ERP-Software getroffen wird, kann dem Unternehmen sehr viel Geld kosten und das gesamte Projekt infrage stellen. Wie unter Punkt 5 gezeigt wurde, sind aber auch externe Berater auf Dauer keine kostengünstige Lösung. Aus diesem Grund kommt man vor dem eigentlichen Auswahlverfahren um eine sorgfältige Prozessanalyse nicht herum. Sie ist unbedingt zu empfehlen, weil nur so ein optimales System gefunden werden kann.

Wenn die Funktionen des ERP-Systems nicht alle relevanten Prozesse unterstützen, weil das Projektteam vergaß, sie zu dokumentieren, führt das zum Stopp und zur Neuauswahl. Umgekehrt kann ein überdimensioniertes System das Unternehmen überfordern. Ein falsch ausgewähltes System, das infolge einer oberflächlichen Analyse das Tagesgeschäft nicht ausreichend abdeckt, kritische Geschäftsprozesse falsch abbildet oder unflexibel ist, führt paradoxerweise oft zu neuen Insellösungen. Eine Situation, die das Management mit der Einführung des ERP-Systems ja eigentlich ausschließen wollte.

 

Ratsame Gegenmaßnahmen

VorteileAnforderungen klar formulieren

VorteileSorgfältige Prozessanalyse

VorteileAusführliche Dokumentation

 

Keine klaren Zuständigkeiten – zu viele wollen mitentscheiden

Wie bereits bei den „Fürstentümern“ unter Punkt 1 aufgezeigt wurde, kann es bei Auswahl, Einführung und Betrieb eines ERP-Systems zu Kompetenzstreitigkeiten zwischen den Beteiligten kommen. Wenn zu viele an der Projektumsetzung beteiligt sind, kann es daher recht kompliziert werden. Das ist weder für das Projektmanagement noch für den Anbieter erquicklich, denn diese sind bestrebt, einfache und stringente Prozesse durchzusetzen.

Aus diesem Grund muss von vornherein klar sein, wer im Unternehmen oder Projektteam über was entscheiden darf. Hier ist das Topmanagement gefordert, eindeutige Verantwortlichkeiten zu schaffen. Nur eine klare Aufgabenteilung mit festgelegten Zuständigkeiten zwischen den Beteiligten kann verhindern, dass im Vorfeld ein Kompetenzwirrwarr entsteht. Andernfalls droht das ERP-Projekt im Chaos zu versinken.

 

Ratsame Gegenmaßnahmen

VorteileZuständigkeiten bestimmen

VorteileEindeutige Verantwortlichkeiten schaffen

VorteileKlare Aufgabenteilung

 

Der Zeitrahmen explodiert

Neben den vorgenannten Gründen, die zum Scheitern führen können, tritt noch eine weitere Komponente hinzu: die Zeit. Der Zeitrahmen für Prozessanalyse und Einführung wird oft zu knapp angesetzt. Wenn es an einer Stelle klemmt, gerät alles andere ins Stocken und der Zeitpunkt bis zur vollständigen Implementierung verschiebt sich immer weiter nach hinten.

Während dieser langen Zeitspannen verändern sich allerdings auch Geschäftsprozesse, die mit den im ursprünglichen Projektumfang definierten Prozessen nicht mehr identisch sind. Anschlussprojekte folgen, um die Software nachträglich den veränderten Geschäftsprozessen anzupassen. Wie die Erfahrung zeigt, können sich diese Anpassungsprozesse sehr lange hinziehen. In diesem Fall ist zu überlegen, ob nicht ein kompletter Neustart die bessere, da günstigere Lösung darstellt. Einen Ausweg bietet die Aufspaltung des Projektes in kleinere Teilschritte, um die Geschäftsprozesse sukzessive zu implementieren.

 

Ratsame Gegenmaßnahmen

VorteileZeitplan realistisch festlegen

VorteileTeilschritte bestimmen

VorteileSukzessive Implementierung

 

Fazit

Wie jede andere Lösung auch, implementieren sich ERP-Lösungen nicht von selbst, sondern sind das Werk vieler Beteiligter: Berater, Projektverantwortliche und Key-User in den Abteilungen. Sie alle müssen Hand in Hand arbeiten, damit Zeitpläne eingehalten werden und sich der Projekterfolg irgendwann einstellen kann. Wenn Projekte scheitern, dann hapert es oft in den zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen den genannten Personenkreisen. Dies führt zu Motivationsproblemen und behindert den Projektfortschritt. Anstatt gemeinsam nach Lösungen zu suchen, sucht man lieber nach Schuldigen, wenn etwas nicht so funktioniert wie geplant. Letztendlich ist das Scheitern ein Ausdruck menschlichen Versagens. Auch wenn häufig das Gegenteil kolportiert wird: Eine ERP-Software kann am wenigsten für das Scheitern eines ERP-Projekts.

 

Wie Mobile ERP die Produktivität enorm steigert

Mobile ERP sorgen für standortunabhängiges Arbeiten

Unternehmen, die den Anschluss nicht verpassen wollen, müssen höllisch aufpassen, denn ein nicht rechtzeitig erkannter Trend kann die Substanz gefährden. Das zeigt das Beispiel von Nokia, dem einstigen Weltmarktführer bei Mobiltelefonen. Das Management sah seinerzeit in den internetfähigen Mobiltelefonen kein großes Zukunftspotenzial und überließ das Feld Apple, Samsung & Co. Was danach folgte, ist bekannt und mittlerweile Geschichte. Ebenso sind Einzelhändler, die sich lange gegen E-Commerce sträubten, gegenüber der digitalen Konkurrenz ins Hintertreffen geraten. Ähnlich könnte es Unternehmen ergehen, die den Mobiltrend bei ERP-Systemen verschlafen. Aus Angst vor ausufernden Kosten oder aus schierer Bequemlichkeit schieben viele Unternehmen Sicherheitsbedenken vor und warten lieber ab, anstatt zu handeln und ihre nicht mobil-fähigen ERP-Systeme weiterzuentwickeln. Warum eigentlich?

Studie belegt: Mobile Zugriffe auf ERP-Systeme nehmen zu

Die Fakten sprechen eine klare Sprache. Die explosionsartige Zunahme bei der Nutzung von Mobilgeräten zeigt, dass immer mehr alltägliche Aufgaben mobil erledigt werden:

  • von der E-Mail-Korrespondenz
  • über Terminplanung
  • bis hin zur Online-Kommunikation.

Auch beim Online-Shopping haben iPhones und Smartphones längst aufgeholt und sind dabei, klassische Desktop-PCs und Notebooks zu überholen. Nicht nur im privaten, sondern auch im geschäftlichen Verkehr hat die Mobilnutzung stark zugenommen. Dass Vertriebsmitarbeiter und Servicetechniker im Außendienst von unterwegs Zugang zu wichtigen Geschäftsdaten, wie Preise und Verfügbarkeiten von Artikeln und Ersatzteilen haben müssen, ist klar. Sie gehören sicherlich zu den 30 Prozent, die mobile ERP Funktionen benötigen, wie die Marktanalyse der Trovarit AG zusammen mit der RWTH Aachen in einer Befragung von 2.400 Anwenderunternehmen im Oktober 2014 herausfand. Auch wenn das Notebook zum Zeitpunkt der Studie noch das dominierende Gerät war, über das ERP-Installationen abgerufen werden, so weist der Trend jedoch ganz klar zu verstärktem Zugriff über Tablets und Smartphones. Es spricht also alles dafür, zentrale Funktionen von ERP-Systemen noch stärker als bisher verfügbar zu machen. Doch wie sieht die Realität aus?

Viel Optimierungsbedarf vorhanden

Die meisten mobilen Funktionen von ERP-Systemen sind noch nicht so ausgereift. Mit anderen Worten: es gibt noch etliche Schwächen. Erst wenige Funktionen sind für Smartphones & Co. so zugeschnitten, dass sie von diesen Geräten ebenbürtig zu stationären PCs und Notebooks, genutzt werden könnten. Die Zahlen der Studie belegen dies. Während über 66 Prozent der Befragten über Notebooks auf das unternehmenseigene ERP-System zugreifen, waren es bei Tablets und Smartphones zusammengenommen gerade einmal knapp 28 Prozent. Das bedeutet, dass erst ein Drittel der Anwender über Mobilgeräte auf ERP-Funktionen zugreifen. Das wird sich ändern, denn viele Hersteller von ERP-Systemen arbeiten mit Hochdruck daran, noch mehr mobile Funktionen als bisher bereitzustellen. Der schnelle Zugriff auf Kernfunktionen über Mobilgeräte ist das A & O, denn daran wird die mobile Einsetzbarkeit einer ERP-Software künftig gemessen werden.

Technische Hürden bei der Umsetzung

Viele Unternehmen tun sich auch deshalb schwer, weil sie nicht wissen, welche Mobil-Strategie sie fahren sollen. Vor allem bei veralteten ERP-Systemen besteht ein großer Nachholbedarf, Schnittstellen für den mobilen Zugriff zu entwickeln. Technisch gesehen gibt es drei alternative Möglichkeiten:

– Native Apps
– Webbasierte (HTML5) Apps
– Hybride Apps

Jeder der drei Ansätze hat Vor- und Nachteile, die hier kurz zusammengefasst werden sollen.

Native Apps – aus Anwendersicht das Optimum

Aus Entwicklungssicht sind native Apps ohne Zweifel der aufwendigste Weg, um mobile ERP-Funktionen bereitzustellen. Native Apps sind werden fest auf dem Mobilgerät installiert, müssen allerdings für jedes Betriebssystem individuell angepasst werden. Angesichts der großen Bewegungen auf dem Herstellermarkt und den schnellen Release-Wechseln bei den Betriebssystemen, ist das mit Sicherheit keine leichte Aufgabe. Sie erfordert ein klares Konzept, das dezidiert bestimmt, welche Funktionen auf welchen Geräten und Betriebssystemen laufen sollen. Demgegenüber lassen sich die Apps in Bezug auf die Usability sehr komfortabel designen und seit HTML5 sogar offline betreiben. Im Gegensatz zu webbasierten Applikationen können native Apps auf alle Funktionen des Mobilgeräts zugreifen.

Webbasierte Apps (HTML5) – Zugriff von allen Geräten

Mit HTML5 und CSS3 entwickelte Webanwendungen erkennen über Media Queries, von welchem Gerät sie gerade aufgerufen werden. Diese responsive Strategie ist entwicklungsseitig mit dem geringsten Aufwand verbunden und ist für ERP-Zugriffe optimal, wenn alle Geräteklassen unterstützt werden müssen. Alle mobilen Web-Apps laufen in einem Webbrowser und erfordern einen Internetzugang, wenngleich HTML5-Apps inzwischen auch Offline-Funktionen unterstützen. Der Zugriff auf spezielle Funktionen des Endgeräts erfolgt über Einbindung von Plug-ins in den Webbrowser.

Hybride Apps – Abdeckung aller mobilen Plattformen

Hybride Apps vereinen die Vorteile von mobilen und webbasierten Apps. Mit ihnen lassen sich alle mobilen Plattformen abdecken, sodass keine aufwendigen Parallelentwicklungen mehr nötig sind. Dadurch lassen sich die Entwicklungskosten ganz erheblich senken. Der Preis für die Plattformunabhängigkeit ist, dass hybride Apps plattformspezifische Interaktionsdesigns nicht nutzen können. Die Ausführung ist immer an einen Browser gebunden. Bei besonders rechenintensiven Funktionen ist die Performance nicht ganz so gut wie bei nativen Apps. Dies macht sich aber eher bei aufwendig designten Spiele-Apps als bei Business-Apps negativ bemerkbar. Hybride Apps werden vor allem eingesetzt im

  • Mobile Business,
  • Mobile Commerce und
  • Mobile Marketing

Die Unterschiede zwischen den verschiedenen Ansätzen verwischen indes immer mehr, weil einige Frameworks bereits eine gemeinsame Code-Basis für Web-Apps, native Apps und hybride Apps unterstützen.

Welche Zeiträume muss man einplanen?

Mobile ERP-Lösungen helfen dabei, Prozesse effizienter, schneller und produktiver zu gestalten. Mitarbeiter haben jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf relevante Informationen wie Preise und Verfügbarkeit von Produkten einschließlich Zubehör und Ersatzteilen und können so vor Ort beim Kunden noch besseren Support und Service bieten. Während sich mobile CRM-Systeme relativ schnell realisieren lässt, dauert die Einführung von ERP-Lösungen, die den gesamten Warenfluss einbeziehen wesentlich länger. Je nach Struktur der Prozesse im Unternehmen kann sich die Einführung auf drei bis sechs Monate oder sogar einen längeren Zeitraum erstrecken.

Mobile ERP in der Auftragsabwicklung

Normalerweise wird bei der im ERP System integrierten Auftragsabwicklung immer noch sehr viel Papier verbraucht. Die Digitalisierung vieler Vorgänge über mobile ERP-Apps macht die Auftragsabwicklung einfacher und schneller. Der Papierverbrauch sinkt und es treten weniger Fehler auf. Die Auftragseingabe kann online wie offline erfolgen. Besonders praktisch ist das für den Vertrieb, der beim Kunden vor Ort, auf Ausstellungen oder Fachmessen Aufträge sofort erfassen kann. Der Vertriebsmitarbeiter hat die Kundenstammdaten direkt zur Hand und muss die Auftragsdaten nicht umständlich an die Auftragsabteilung faxen oder telefonisch übermitteln, sondern kann Bestellungen digital erfassen und direkt an das ERP-System weiterleiten. Zudem kann er jederzeit den Bearbeitungsstatus von Aufträgen in Echtzeit abrufen, ohne in der Zentrale rückfragen zu müssen.

Mobile ERP im Kundenservice

Was dem Vertriebsmitarbeiter nützt, kommt auch Mitarbeitern im Servicemanagement zugute. Die professionelle Wartung von Anlagen und Maschinen lassen sich über mobile ERP Lösungen mit Anbindung an den Helpdesk und die Kundendatenbank noch einfacher abwickeln. Der Servicemanager hat alle notwendigen Daten über die beim Kunden installierten Maschinen zur Hand, kann die Wartungshistorie zu jeder Zeit und an jedem Ort einsehen, zurückverfolgen und schneller auf akute Probleme reagieren. Sollte er bei einem geplanten Einsatz ein Ersatzteil benötigen, gibt die Datenbank sofort Auskunft darüber, ob das Teil vorrätig beziehungsweise lieferbar ist. Ferner weiß er, welcher Mitarbeiter wann mit welchem Problem beschäftigt war, was dieser zur Behebung unternommen hat und kann bei Unklarheiten sofort Kontakt aufnehmen und nachfragen. Er weiß direkt, welcher Mitarbeiter die nötigen Kompetenzen hat, um einen Serviceauftrag durchzuführen. Das bedeutet für den Kunden eine verbesserte Servicequalität mit kürzeren Reaktionszeiten bei der Reparatur und Wartung von Anlagen.

Mobile ERP in der Lagerverwaltung

In der Lagerverwaltung lassen sich Prozesse durch Einführung von Mobile ERP erheblich optimieren. Nicht nur große Konzerne profitieren davon, sondern vor allem klein- und mittelständische Unternehmen. Der Einsatz von Barcodesystemen verbessert nicht nur den physischen Warenfluss, sondern sämtliche logistischen Abläufe. Eingehende Waren werden von Mitarbeitern gescannt und die Daten an das ERP-System gesendet. Jede Warenentnahme wird bei Kommissioniervorgängen per Scanner erfasst und der Bestand im ERP-System in Echtzeit abgebucht. Der Vertrieb hat stets auf Knopfdruck exakte Informationen über aktuelle Warenbestände zur Hand und kann auf dieser Basis verlässliche Aussagen zur Lieferbarkeit von Artikeln treffen. Picklisten für einen Auftrag müssen nicht mehr in Papierform ausgedruckt und durchs Lager geschickt werden, weil diese direkt an das Mobilgerät gesendet werden. Dadurch spart das Unternehmen nicht nur Papier, sondern auch Zeit und Geld, weil sich dadurch Lagerbestände reduzieren lassen.

Die richtige Strategie für mobile ERP

Wer die Einführung von Mobile ERP im Unternehmen plant, kommt nicht daran vorbei, die Geschäftsprozesse im Unternehmen zuvor gründlich zu analysieren, bevor er Funktionen des ERP-Systems in mobile Apps „auslagert“. Hier müssen Rollenkonzepte entwickelt und einstudiert werden, damit Mobile ERP einen echten Nutzen bringt und nicht bloß eine Art Spielerei im Sinne von „Nice to have“ bedeutet. Für klein- und mittelständische Unternehmen bedeutet es unter Umständen eine große Herausforderung, weil eingefahrene Abläufe aufgebrochen und neu zu strukturieren sind. Hier sind naturgemäß auch Widerstände zu erwarten. Die umfassende Planung der Mobile Strategie zahlt sich in jedem Fall aus. Insellösungen mit einzelnen ERP-Apps später zu einem harmonischen und reibungslosen Ganzen zusammenzufügen, wird mit der Zeit immer aufwendiger. Das Management von KMUs ist daher gut beraten, schon frühzeitig auf eine ganzheitliche umfassende strategische Lösung zu setzen.

Sicherheit von mobilen ERP Lösungen

Das Thema Datensicherheit spielt nicht nur beim Zugriff auf das ERP System im Unternehmen und bei Cloud ERP eine wichtige Rolle, sondern auch beim Einsatz von mobilen ERP Lösungen. Hierbei sind verschiedene Aspekte relevant. Neben dem Schutz gegen unberechtigten Zugriff über sichere Passwörter ist auch die sichere Verschlüsselung während der Datenübertragung ein Thema, das bei mobile ERP zu lösen ist. Es kommt aber noch ein weiterer Aspekt hinzu und der betrifft Vorkehrungen gegen den möglichen Verlust eines Mobilgeräts. Sofern nur über gesicherte Internetverbindungen auf Daten des ERP-Systems zugegriffen werden kann, ist ein Verlust keine Katastrophe. Besonders problematisch ist es jedoch, wenn mit dem Gerät auch offline gearbeitet wird und Daten lokal gespeichert werden. Zumeist ist das bei mobilen ERP-Apps der Fall, die schrittweise entwickelt und über Schnittstellen mit älteren ERP-Systemen verbunden wurden. Hier empfiehlt es sich, die Geräte im Rahmen einer Mobile-Device-Management-Lösung über PIN-Codes, die bei jedem Aufruf einer ERP-App einzugeben sind, zu sichern. Eine Funktion zur Löschung von Daten per Fernzugriff auf das Mobilgerät ist bei diesen Lösungen in aller Regel verfügbar.

Wie Cloud ERP klassische ERP-Systeme alt aussehen lässt

Cloud ERP unterstützen gerade kleine und mittlere Unternehmen.

Das Thema Cloud ERP drängte in den letzten Jahren mit Macht in die Entscheidungsebenen von Unternehmen. Kostendruck und veränderte Nutzergewohnheiten zwingen immer mehr IT-Verantwortliche, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Doch wo liegen die Chancen und wo die Grenzen? Sind die Risiken wirklich so groß, wie immer behauptet?

 

Was ist Cloud Computing?

Bei Cloud Computing handelt es sich um ein Modell, das Nutzern einen Zugriff auf IT-Ressourcen wie Speicher, Server, Anwendungen und Dienstleistungen über ein Web-Frontend oder eine App verschafft. Viele Anbieter stellen Privatanwendern hierfür Cloud-Speicher bis zu einem gewissen Volumen kostenlos zur Verfügung. Die meisten Nutzer verwenden die Cloud für das Speichern von Bildern, Videos und Soundclips. Doch Cloud Computing ist mehr als nur Speichernutzung, denn auch die Nutzung kompletter Anwendungen in der Cloud nimmt stetig zu. Neben Programmen für den Büroalltag wie Kalkulationsblätter, Text- und Mailprogramme verzeichnet vor allem Businesssoftware wie CRM- und ERP-Systeme aus der Cloud die größten Zuwächse.

Viele IT-Verantwortliche der alten Schule denken beim Thema Cloud ERP zuerst einmal an Kontrollverlust. Software as a Service (SaaS), also die Nutzung von Software über ein Web-Frontend und Abrechnung nach Anzahl der Nutzer und Nutzungsgrad ist eine Idee, mit der sich viele schnell anfreunden können. Mit dem Gedanken die Unternehmensdaten auf Servern außerhalb des eigenen Rechenzentrums ohne direkte Kontrollmöglichkeit zu hosten, tun sich viele allerdings immer noch schwer.

 

Welche Risiken fürchten Unternehmer?

Die Diskussionen über Cloud-Computing im Allgemeinen und Cloud-gestützte Verarbeitung und Speicherung von Unternehmensdaten im Besonderen sind häufig bestimmt durch Sicherheitsbedenken. Noch immer scheuen IT-Verantwortliche den Schritt, Geschäftsprozesse über Cloud-Services abzuwickeln. Drei Fragen stehen dabei immer wieder im Raum.

1. Sind die in der Cloud gespeicherten Daten genauso verfügbar wie im eigenen Rechenzentrum?
2. Ist die Sicherheit der Daten während der Übertragung gewährleistet?
3. Sind Daten vor unberechtigtem Fremdzugriff (durch Spionage, Hackerangriffe etc.) geschützt?

Die Verfügbarkeit von in der Cloud gespeicherten Daten ist genauso hoch, wenn nicht gar noch höher als im eigenen Rechenzentrum. Der Betrieb von Hochleistungsservern, die zudem permanent gespiegelt werden, sorgt für eine 99,9-prozentige Ausfallsicherheit bei den Anbietern von Cloud-Software. Die Vorteile von Cloud ERP liegen ganz klar auf der Kostenseite, denn bei einer Cloud-Lösung entfallen Hardware- und Servicekosten für den Betrieb von Servern und Speichern im eigenen Rechenzentrum. Ein Backup oder Restore von Unternehmensdaten ist ebenso wie Wartung oder Upgrades von Software obsolet. Auch um Lizenzverwaltung muss sich der Nutzer nicht mehr kümmern.

Die Sicherheit der Datenübertragung hat sich in letzten Jahren durch fortschrittliche Verschlüsselungstechniken rapide verbessert. Bei der Übertragung der Daten zwischen Cloud-Server und Webclient kommen diese automatisch zum Einsatz, sodass bei Cloud ERP die höchsten Sicherheitsstandards gelten. So sind die Verbindungen bei der Übertragung immer verschlüsselt. Nutzer können die Sicherheit durch die ausschließliche Verwendung von guten Passwörtern zudem noch weiter erhöhen.

 

Ist der Serverstandort wichtig?

Viele Cloud-Anbieter werben damit, dass die Server in Deutschland stehen und somit den Bestimmungen des Datenschutzes nach deutschem Recht unterliegen. In der Tat ist dies ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl des Cloud-Anbieters. Im außereuropäischen Ausland sind die Datenschutzbestimmungen bei Weitem nicht so streng wie in Deutschland. Die Geheimdienste haben andernorts faktisch Zugriff auf Unternehmensdaten und Industriespionage lässt sich nicht ausschließen. Der NSA-Skandal brachte das jüngst an den Tag. Es ist verständlich, dass Unternehmen Angst vor Spionage haben und sich deshalb in Bezug auf Cloud Computing zurückhalten. Stehen die Server allerdings in Deutschland, sind die technischen und rechtlichen Hürden für jede Art von Industriespionage wesentlich höher. Insofern sind Daten in einer deutschen Cloud mindestens genauso sicher wie im hauseigenen Rechenzentrum.

 

Vorteile von Cloud ERP

 

Ortsunabhängigkeit

Durch Nutzung von Cloud ERP ist man immer ortsunabhängig. Gleich, ob von der Unternehmenszentrale, von einer Niederlassung oder von unterwegs mit dem Mobilgerät – von überall kann auf Anwendungen aus der Cloud und auf Unternehmensdaten zugegriffen werden. Zudem lassen sich immer mehr Anwendungen auch in der Cloud betreiben. Office-Anwendungen, CRM, ERP und viele weitere Applikationen zählen dazu. Der Trend zu mehr Mobilität hat längst auf die Arbeitswelt übergegriffen. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten von unterwegs oder auch von zu Hause und müssen hierzu Zugriff auf Geschäftsdaten haben.

 

Kostenersparnis

Wer seine ERP-Anwendungen durch On-Premise-Lösungen, also lizenzgebührenpflichtigen Softwareprogrammen auf Servern im eigenen Rechenzentrum fährt, muss hierfür Anschaffungen und ein Budget für die laufenden Betriebskosten einplanen. Anschaffungs- und Betriebskosten für Server und Speicher zählen ebenso dazu wie Lizenzkosten und Kosten für die permanente Datensicherung. Neben Kosten für Wartung von Hardware und Software sind noch laufende Kosten für Fachpersonal und Strom hinzuzurechnen. Im Einzelfall kann das für ein KMU ganz schön teuer werden. Demgegenüber sind all diese Kosten bei Cloud ERP bereits in der Nutzungsgebühr enthalten. Leistungspakete lassen sich auf die konkreten Bedürfnisse zuschneiden und schaffen mehr Kostentransparenz.

 

Automatische Datensicherungen und Updates

Wer ein ERP-System im hauseigenen Rechenzentrum betreibt, muss selber dafür sorgen, dass die Daten in regelmäßigen Abständen gesichert werden. Das gilt auch für sogenannte private Clouds, bei der die Mitarbeiter eines Unternehmens zwar über einen Webbrowser auf IT-Anwendungen zugreifen, die Server sich allerdings im Rechenzentrum des Unternehmens befinden. Cloud ERP auf Basis des SaaS-Modells bedarf auf der Nutzerseite keiner speziellen IT-Administration mehr. Die Daten auf den Cloud-Servern werden vom Cloud ERP-Anbieter regelmäßig und voll automatisiert gesichert. Auch Updates und Wartungsarbeiten an der ERP-Software übernimmt der Anbieter komplett. Sieht man von privaten oder hybriden Cloud-Konzepten einmal ab, so sind bei Cloud ERP nicht nur die Anwendungen, sondern auch die Unternehmensdaten vollständig ausgelagert.

 

Ausblick: Zukunft von Cloud ERP

Cloud ERP ist weltweit auf dem Vormarsch. Der Kostendruck treibt immer mehr Unternehmen in die „Wolke“ um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Während die Cloud-Umsätze 2013 weltweit eine Milliarde Euro betrugen, so werden es in 2017 bereits zwischen 3 und 5,5 Milliarden Euro sein. Selbst ein Land wie Deutschland macht da keine Ausnahme. Trotz der vorherrschenden Skepsis hierzulande kommt SaaS-ERP in 2015 immerhin schon auf 300 Millionen Euro Umsatz. Zwar sind das noch weniger als 10 Prozent Anteil vom gesamten ERP-Markt, Marktbeobachter rechnen inzwischen jedoch mit jährlichen Steigerungsraten von 25 bis 30 Prozent. Die rasante Zunahme bei der mobilen Nutzung des Internets vor allem durch jüngere Generationen dürfte diesen Trend noch weitere verstärken.

 

Advertisement

Weitere Artikel

  • ERP-System Onlinehändler
    Welche Vorteile bieten ERP-Lösungen für Online-Händler?
  • social-erp
    Social ERP – Social Media halten Einzug in ERP-Systeme
  • 6 Gründe, warum Open Source ERP eine Nische bleiben wird
    6 Gründe warum Open Source ERP eine Nische bleiben wird
  • Kosten, die bei der Einführung eines ERP-Systems entstehen
    8 Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems
  • 8 Gründe warum ERP-Projekte häufig scheitern
    8 Gründe warum ERP-Projekte häufig scheitern
  • Mobile ERP sorgen für standortunabhängiges Arbeiten
    Wie Mobile ERP die Produktivität enorm steigert
  • Cloud ERP unterstützen gerade kleine und mittlere Unternehmen.
    Wie Cloud ERP klassische ERP-Systeme alt aussehen lässt

ERP-Podcast von Prof. Dr. Winkelmann

Kosten und Nutzen der Einführung eines ERP-Systems: Der Nutzen

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.mixcloud.com zu laden.

Inhalt laden

Kosten und Nutzen der Einführung eines ERP-Systems: Die Kosten

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.mixcloud.com zu laden.

Inhalt laden

Anforderungen an ein ERP-System in der Cloud

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.mixcloud.com zu laden.

Inhalt laden

Auswahl

Neueste Beiträge

  • Welche Vorteile bieten ERP-Lösungen für Online-Händler?
  • Social ERP – Social Media halten Einzug in ERP-Systeme
  • 6 Gründe warum Open Source ERP eine Nische bleiben wird
  • 8 Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems
  • 8 Gründe warum ERP-Projekte häufig scheitern

Kategorien

  • Allgemein
Wozu gibt es erp-system.de?

Ziel dieser Seite ist, das komplexe Thema ERP möglichst umfassend, anschaulich und einfach zu erklären. Es werden in einer Art ERP-Wiki alle wichtigen Fragestellungen rund um ERP und ERP-Systeme behandelt. Beginnend mit der Definition und Bedeutung. Was ist ERP? Was ist ein ERP-System? Was sind die wesentlichen Funktionsbereiche eines ERP-Systems? Wie erfolgt die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems aus der Vielzahl von ERP-Anbietern und ERP-Lösungen? Darüber hinaus wird auf die neuesten Trends im Bereich ERP, wie die zunehmende Verbreitung von Cloud ERP und Mobile ERP eingegangen. Um Suchende bei der Auswahl eines geeigneten ERP-Systems zu unterstützen, haben wir zudem einen kostenlosen ERP-Vergleich erstellt.

Impressum          Datenschutz          © www.erp-system.de