Was ist ERP?
Spricht man von ERP, denkt man automatisch an Software. ERP (Enterprise Resource Planning) bezieht sich jedoch erst einmal auf die Steuerung und Organisation von Unternehmensressourcen, darunter Kapital, Mitarbeitende und Betriebsmittel.
Ziel ist es, alle administrativen, dispositiven und kontrollierenden Tätigkeiten effizient zu verwalten und eine
- Verbesserung organisatorischer Abläufe,
- schnellere Anpassung an Marktveränderungen und
- Optimierung von Geschäftsprozessen
zu erreichen.
Was ist ein ERP-System?
Beim ERP-System handelt es sich um ein IT-gestütztes System aus Softwarelösungen, das der Geschäftsleitung dabei hilft, den Überblick über vorhandene Ressourcen und Geschäftsprozesse zu behalten. Das heißt eine zentrale Softwarelösung zur Verwaltung von Unternehmensressourcen und Geschäftsprozessen.
Moderne ERP-Systeme nutzen Cloud-Technologien, KI und maschinelles Lernen, um
- Informationsflüsse effizienter zu gestalten,
- Prozesse zu optimieren und
- die Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen zu erhöhen.
Durch die Integration aller Daten werden Abläufe beschleunigt und die Organisation verbessert. Der Vergleich mit einem Jumbojet-Cockpit bleibt also treffend, doch heutige ERP-Systeme bieten durch Automatisierung und Echtzeit-Datenanalyse noch präzisere Steuerungsmöglichkeiten.
Historische Entwicklung von ERP-Systemen
Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Material- oder Personalwirtschaft wurden lange Zeit getrennt voneinander betrieben und durch sogenannte Insellösungen unterstützt. Das Problem dabei war die isolierte Bearbeitung einzelner Abteilungen, was zu Inkonsistenzen führte. Die Entwicklung von ERP-Systemen ermöglichte die Integration aller Prozesse und konnte dem so entgegenwirken.
ERP-Systeme entwickelten sich aus den MRP-Systemen der 1960er Jahre, die zur Materialbedarfsplanung dienten. In den 80er Jahren wurden diese erweitert um Funktionalitäten für die Produktionsplanung, sogenannte MRP II-Systeme. Immer mehr Funktionen kamen hinzu, von Personalwesen, über CRM und Logistik.
Heute sind ERP-Systeme cloudbasiert und nutzen KI sowie maschinelles Lernen zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Moderne ERP-Systeme werden oftmals auch als ERP II bezeichnet, die sogenannte zweite Generation. Neben klassischen Funktionen wie Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung ermöglichen moderne ERP-Systeme Echtzeit-Datenanalyse und Automatisierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Zusätzlich sind Funktionen wie Customer Relationship Management (CRM) und Supply Chain Management (SCM) in ERP-Systems integriert. Somit wird das Bearbeiten von Prozessen möglich, ganz gleich, ob sie intern oder extern stattfinden.
Welche Unternehmensbereiche werden durch ein ERP-System erfasst?
Modern ERP-Systeme setzen sich aus verschiedenen Modulen zusammen, wie beispielsweise Materialwirtschaft, CRM, Finanzbuchhaltung oder Vertrieb, die über eine zentrale Datenbasis untereinander kommunizieren.
Es bildet das Unternehmen integrativ ab und umfasst sowohl Fachbereiche mit spezifischen Aufgaben als auch bereichsübergreifende Querschnittsbereiche zur Ressourcenverwaltung. Neben diesen Bereichen werden zunehmend Funktionen wie KI-gestützte Analysen und Automatisierung integriert, um Prozesse effizienter zu gestalten.
Datenintegration durch ERP-Systeme
Die zeitnahe Speicherung von unvorstellbar großen Datenmengen, ihre Erfassung und Analyse stellt eine ernstzunehmende Herausforderung für die ERP-Systeme in Großunternehmen und Konzernen dar.
Damit ein ERP-System effektiv funktioniert, müssen Daten unternehmensweit eindeutig und konsistent sein. Saubere Daten sind essenziell, da fehlerhafte Informationen zu erheblichen Problemen führen können.
Wie sagt man in IT-Kreisen: Kommt Mist rein, kommt Mist raus. Nur saubere Daten garantieren saubere und das heißt aussagefähige Ergebnisse.
Wie haben sich ERP-Systeme weiterentwickelt?
Es ist noch gar nicht so lange her, als ERP-Systeme nur ein Werkzeug für Großunternehmen und Konzerne waren. Auch als die Entwickler der ERP-Software den Mittelstand als neuen Anwenderkreis erschlossen, indem sie schlankere und skalierbare ERP-Systeme entwickelten, konnten kleine Unternehmen vom Einsatz eines vollintegrierten Planungs- und Steuerungstools nur träumen. Zu groß war der Aufwand noch immer für Implementierung, Roll-out und Betreuung.
Doch auch hier ist die Entwicklung nicht stehen geblieben. Die Software ist heute weitaus weniger komplex als zum Beispiel die R3-Module von SAP und bietet gerade in Form von Cloud ERP ganz neue Möglichkeiten. Darum erwägen auch immer mehr Kleinunternehmen den Einsatz von ERP-Software, vor allem für die Querschnittsfunktionen wie z.B. CRM, Beschaffung, Vertrieb oder Rechnungswesen. Inzwischen sind auch leistungsfähige ERP-Lösungen für Kleinunternehmen und kleinere Mittelständler auf dem Markt, sowohl on premise als auch cloudbasiert als Software-as-a-Service.
ERP-Software on premise
On-Premise-ERP integriert zentrale Geschäftsprozesse wie
- Vertrieb
- CRM
- Controlling,
- Rechnungswesen und
- Lohnbuchhaltung
Der Aufwand für Anschaffung, Rollout und Betrieb sind planbar, da die Lösungen schlüsselfertig und einfach zu bedienen sind. So bleibt es trotz höherer Anfangsinvestition für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen relevant.
ERP-Software aus der Cloud
Cloud-ERP bietet als Software-as-a-Service-Lösung, eine flexible Alternative zu on-premise-Lösungen.
Die Kosten sind kalkulierbar, Datensicherheit oft höher, und eine eigene IT-Abteilung ist nicht erforderlich. Besonders für kleine Unternehmen ist Cloud-ERP eine attraktive Lösung.
Mobile ERP-System – das Unternehmen in der Hosentasche
Neben dem Trend Software-as-a-Service und Cloud ERP, beherrscht Mobile Computing das Thema Enterprise Resource Planning. Mobile ERP ermöglicht den Zugriff auf Unternehmensdaten von überall und unterstützt das BYOD-Prinzip (Bring Your Own Device). Dieses Prinzip kommt dem Bedürfnis vieler Mitarbeitenden und Unternehmen entgegen, an ihren auch privat genutzten Smart-Gadgets – sei es ein Smartphone, ein Tablet-PC oder ein Notebook – auch betrieblich arbeiten und von überall her 24/7 auf die Unternehmensdaten und ihre Projekte zugreifen zu können. Cloud-basierte mobile Lösungen bieten zudem hohe Flexibilität und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.
Social ERP – Soziale Medien als Faktor der Business Information
Das klassische ERP-System war statisch und auf die Informationsgewinnung aus Geschäftsprozessen, Datenbanken und Datenanalysen ausgerichtet. Moderne ERP-Systeme hingegen richten sich nach ihren Nutzern. Social ERP verbindet klassische ERP-Funktionen mit Social-Media-Integration, um die Interaktion und Informationsverteilung zu optimieren.
Plattformen wie Instagram, Facebook, LinkedIn und X werden zunehmend in ERP-Lösungen eingebunden, insbesondere für CRM und Kampagnenmanagement.
So wird durch Echtzeit-Kommunikation und KI-gestützte Analysen Unternehmen geholfen, Kundeninteraktionen gezielt zu steuern und Geschäftsprozesse dynamisch anzupassen.
Welche Funktionsbereiche hat ein ERP-System?
ERP-Systeme steigern Leistung und senken Kosten, indem sie alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens abbilden. Anders als die klassische Warenwirtschaft bilden sie alle Bereiche und Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab. Neben Materialwirtschaft umfassen sie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Verkauf, Marketing und Forschung. Früher getrennte Bereiche wie Logistik, Finanzbuchhaltung und Controlling sind heute integriert und nutzen eine gemeinsame Datenbasis.
Vertrieb und Marketing
Der Vertrieb bietet Dienstleistungen und Produkte über verschiedene Kanäle an, von Direkt- und Telefonkontakt bis hin zu Einzelhandel und Online-Vertrieb.
Das Marketing unterstützt den Vertrieb durch ständige Analysen der Zielgruppen und deren Bedürfnisse, um potenzielle Käufer gezielt durch abgestimmte Marketingbotschaften anzusprechen und dadurch den Absatz zu steigern.
Aufgrund des Wettbewerbsdrucks spielt die Kundenbindung in diesem Prozess eine immer wichtigere Rolle. Vor diesem Hintergrund ist das Customer Relationship Management (CRM) in den meisten ERP-Systemen integriert (Hier ist unser Beitrag über ERP VS CRM, in dem wir genau die Unterschiede und Gemeinsamkeiten erklären). Der Vertrieb kann auf die Daten aus der Auftragsabwicklung zugreifen und sich dadurch laufend über den aktuellen Status bestehender Kundenbeziehungen informieren.
| Der Vertrieb und das Marketing profitieren von intensiven Kundenbeziehungen, detaillierten Verkaufsanalysen und einer effizienten Angebotserstellung, die sie dabei unterstützen, Kunden gezielt zu erreichen und den Absatz zu optimieren – all das wird durch ein ERP-System mit zentraler Datenverwaltung und automatisierten Prozessen zusätzlich erleichtert. |
Materialwirtschaft
Materialwirtschaft umfasst die Planung, Verwaltung und Steuerung aller Materialbewegungen im Unternehmen sowie zwischen Kunden und Lieferanten. Sie beinhaltet die Beschaffung, Lagerung und Disposition, um Materialien in der richtigen Menge, Qualität und zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen.
ERP-Systeme verbessern die Materialwirtschaft durch intelligente Bestandsverwaltung und automatisierte Prozesse.
| Die Materialwirtschaft sorgt durch ein ERP-System dafür, dass Waren und Rohstoffe effizient beschafft, gelagert und gesteuert werden, um Lagerbestände zu senken, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Lieferfähigkeit zu optimieren. |
Produktion
Die Produktion wandelt Ausgangsstoffe mithilfe von Energie, Produktionsmitteln und Arbeitskraft in Wirtschaftsgüter um. Früher waren komplexe Schnittstellen nötig, um Produktion, Beschaffung und Vertrieb zu verbinden. ERP-Systeme ermöglichen eine nahtlose Integration aller Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis. Eine Stückliste stellt die Vollständigkeit der Produktion sicher und hilft bei der Bedarfsermittlung.
ERP-Systeme vermeiden Mehrfachspeicherungen und verhindern Inkonsistenzen.
| Die Produktion optimiert die Transformation von Ausgangsstoffen in Wirtschaftsgüter durch eine effiziente Produktionsplanung und -steuerung sowie eine präzise Stücklistenverwaltung im ERP-System. |
Bedarfsermittlung
Bedarfsermittlung oder Materialbedarfsplanung sorgt dafür, dass Rohstoffe und Halbfabrikate zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Echtzeit-Analysen helfen, Lagerbestände zu minimieren und Produktionsunterbrechungen zu vermeiden. Just-in-time-Produktion wird durch intelligente Prognosen und automatisierte Bestellprozesse weiter verbessert.
| Durch ein ERP-System wird bei der Bedarfsermittlung sichergestellt, dass Rohstoffe und Halbfabrikate in optimaler Menge, am richtigen Ort und zur passenden Zeit verfügbar sind, um Produktionsunterbrechungen zu vermeiden, Lagerkosten zu minimieren und Kapital effizient zu nutzen. |
Finanz- und Rechnungswesen
Das Finanz- und Rechnungswesen erfasst und überwacht alle Geld- und Leistungsströme, die infolge betrieblicher Prozesse entstehen.
Während sich das interne Rechnungswesen mit Controlling, Prozesskostenrechnung und Kostenstellen befasst, bildet die Finanzbuchhaltung beziehungsweise das externe Rechnungswesen die finanzielle Unternehmenssituation nach außen ab.
Programme für das Finanz- und Rechnungswesen sind in den meisten ERP-Systemen als Module verfügbar, weil die Anforderungen in den einzelnen Branchen recht unterschiedlich sind. Auch die Betriebsgröße spielt dabei eine Rolle.
| Das Finanz- und Rechnungswesen gewährleistet die Verwaltung offener Posten, optimiert das Liquiditätsmanagement und unterstützt eine präzise Budget- sowie Finanzplanung zur Sicherstellung einer stabilen Unternehmensführung. Dabei kann ein ERP-System optimal unterstützen. |
Controlling
Das Controlling ist eine Funktion des Unternehmensmanagements und nimmt Steuerungs- und Koordinationsaufgaben im Unternehmen wahr.
Operatives Controlling fokussiert sich auf Liquidität, Rentabilität und Wirtschaftlichkeit, während strategisches Controlling Potenziale erschließt und Risiken analysiert. Eine intelligente Budgetverwaltung und optimierte Finanzströme sichern die Rentabilität auch bei Umsatzrückgängen.
| Das Controlling übernimmt Steuerungs- und Koordinationsaufgaben im Unternehmen, kontrolliert die Zielerreichung, senkt Kosten und mehrt Kapital, um Rentabilität und Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten – dabei unterstützt ein ERP-System durch umfassende Datenanalyse, automatisierte Berichte und integrierte Finanzplanung. |
Personalwirtschaft
Das Personalmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben der Unternehmensführung. Neben der Personalverwaltung stehen Personalbedarfsplanung und Personalbeschaffung im Mittelpunkt eines im ERP-System integrierten Personalinformationssystems.
Ein besonderer Fokus liegt auf der Personalentwicklung: Weiterbildungen wie Coachings und Trainings helfen, vorhandene Mitarbeiter für neue Aufgaben zu qualifizieren.
| Ein ERP-System unterstützt die Personalwirtschaft in ihren Prozessen wie der Personalabrechnung, Personalentwicklung und Personaleinsatzplanung, um Mitarbeiter gezielt zu fördern, optimal einzusetzen und administrative Prozesse effizient zu gestalten. |
Forschung und Entwicklung
Der Wettbewerbsdruck zwingt große Unternehmen, einen Teil des Unternehmensgewinns in die Forschung und Entwicklung innovativer Produkte und neuer Technologien zu reinvestieren.
ERP-Systeme unterstützen diesen Bereich durch die Verwaltung von Wissen und Prozessen.
Neben materiellen Ressourcen müssen auch ideelle Potenziale berücksichtigt werden. In KMUs spielt Forschung meist eine untergeordnete Rolle.
| Forschung und Entwicklung sichern die Zukunft eines Unternehmens durch verwertbare Analysen, effektives Fehlermanagement und gezielte Qualitätssicherung, wobei ERP-Systeme helfen, sowohl materielle als auch ideelle Ressourcen strategisch zu nutzen. |
Stammdatenverwaltung
Die zentrale Stammdatenverwaltung zählt zu den großen Stärken eines ERP-Systems. Sie sorgt für Konsistenz in den Datenbeständen und damit einen weitgehend reibungslosen Betriebsablauf.
In Großunternehmen nutzen verschiedene Abteilungen oft separate Systeme, was zu redundanten und inkonsistenten Daten führt. Ein ERP-System verhindert dies durch zentrale Datenpflege und verbessert die Datenqualität erheblich.
| Die Stammdatenverwaltung mithilfe eines ERP-Systems stellt durch eine zentrale Pflege sicher, dass keine Inkonsistenzen und Redundanzen entstehen, wodurch saubere und konsistente Daten den Betriebsablauf effizient unterstützen. |
Produktdatenmanagement
Zu den Produktdaten gehören nicht nur alle technischen Informationen und Dokumente wie Stücklisten und CAD-Dateien aus der Produktentwicklung, sondern auch solche Daten, die der Vermarktung dienen, und dem Produktinformationsmanagement zugeordnet sind.
ERP-Systeme stellen sicher, dass Daten auch nach dem Produktlebenszyklus für Supportzwecke verfügbar bleiben. Zudem werden Entwicklungsprozesse und Produktvarianten dokumentiert, um eine lückenlose Rekonfiguration zu ermöglichen.
| Das Produktdatenmanagement, unterstützt durch ein ERP-System, gewährleistet eine strukturierte Informationsgewinnung, umfassende Dokumentation und präzise Auswertungen, um Produktentwicklungsprozesse transparent zu gestalten und langfristig nutzbare Daten zu sichern. |
Dokumentenmanagement
Im Laufe der Zeit werden im Unternehmen unzählige Dokumente erzeugt. Neben Schriftverkehr und Rechnungen in Papierform zählen auch digitale Dokumente wie E-Mails, Faxe, Belege und Vertragsunterlagen zu den Dokumenten, die vom Dokumentenmanagement erfasst und organisiert werden.
ERP-Systeme erfassen und organisieren sowohl digitale als auch gescannte Papierdokumente in einer zentralen Datenbank, die nach verschiedenen Kriterien durchsucht werden kann.
| Das in einem ERP-System integrierten Dokumentenmanagement gewährleistet eine revisionssichere Archivierung, rechtliche Sicherheit und Übersichtlichkeit, indem digitale und gescannte Papierdokumente strukturiert erfasst, organisiert und durchsuchbar gemacht werden. |
Wie erfolgt die Auswahl eines ERP-Systems?
Angesichts von ca. 300 unterschiedlichen ERP-Standardlösungen und geschätzt rund 1.500 branchenspezifischen Lösungen für die betriebswirtschaftliche Software, stehen die Unternehmen oft vor der sprichwörtlichen Qual der Wahl.
Fällt die Entscheidung für die Neueinführung eines ERP-Systems, empfiehlt es sich, den Prozess zu formalisieren. In dieser Phase kommt es auf die richtigen Fragen an – und ausreichend Zeit für sorgfältige Antworten.
Welche Kriterien für ein Unternehmen im Einzelnen zum Tragen kommen, hängt unter anderem davon ab, ob man sich für eine On-Premise-Lösung oder für eine Software-as-a-Service-Lösung in der Cloud entscheidet.
| ERP-Software nach Betriebsgröße | ERP-Software nach Betriebsmodell | ERP-Software nach Branche |
|---|---|---|
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Welche Kriterien dienen der ERP-Software Auswahl?
Eine grundlegende Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung ist das Vorliegen eines Lastenheftes. Damit ist eine Anforderungsliste gemeint, die z.B. auch als eine Excel-Tabelle angelegt werden kann. Das Unternehmen muss sich im Klaren darüber sein, was es mit dem ERP-System erreichen will, und welche Anforderungen abzudecken sind.
Unternehmen sollten nicht nur aktuelle Bedürfnisse, sondern auch zukünftige Anforderungen berücksichtigen. Für Unternehmen in der Gründungsphase kann der Businessplan wichtige Eckpunkte liefern, aus denen sich künftige Prozessabläufe herleiten lassen.
Hier gibt es das Lastenheft zur Auswahl eines ERP-Systems als Word-Datei zum kostenlosen Download.
Besonders Großunternehmen sehen ERP-Systeme als unverzichtbares Rückgrat, während KMU oft noch abwägen, ob sich eine integrierte Lösung lohnt. Trotz begrenzter Ressourcen kann eine moderne Businesssoftware die Wettbewerbsfähigkeit erheblich steigern.
| Tipp: Viele Anbieter bieten inzwischen Testzugänge für ihre Cloud-ERP-Lösungen an, damit sie die ERP-Lösung kennenlernen und mit Demodaten oder im Idealfall mit Echtdaten testen können. |
Wie lange ist die Nutzungsdauer von ERP-Software?
Um die Jahrtausendwende ersetzten viele Unternehmen ihre alten Systeme durch ERP-Software. Während früher Wechselzyklen von zehn bis fünfzehn Jahren üblich waren, verkürzen sich diese zunehmend.
ERP-Wechselzyklen zeigen an, wie lange Unternehmen an ihren ERP-Systemen festhalten, bevor sie auf neue Lösungen umsteigen. Hierbei sind nicht Release-Wechsel gemeint, sondern Umstiege auf ein komplett neues System.
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Cloud-ERP-Lösungen. Im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen, die zunächst aufwendig installiert werden müssen, ist Cloud-ERP-Software sofort einsatzbereit, flexibel und kosteneffizient.
Es gibt noch weitere Faktoren, die zur Verkürzung von ERP-Wechselzyklen beitragen:
- erleichterte Datenübernahme
- kürzer werdende Einarbeitungszeiten
- fallende Kosten
Wie erfolgt die Einführung eines ERP-Systems?
Das Ziel der ERP-Einführung ist ein effizientes Management aller Unternehmensressourcen. Der Erfolg hängt von klar definierten Zielen und einer sorgfältigen Vorbereitung ab. Ein strukturierter Leitfaden hilft, die Software vom ersten Tag an reibungslos in die betrieblichen Abläufe zu integrieren.
1. Die Suche nach dem passendem Anbieter
Ist die Anforderungsliste erstellt, geht die Vorbereitung zur Einführung eines ERP-Systems in die nächste Phase. Die Suche nach dem passenden Anbieter dauert in aller Regel mehrere Wochen. Unternehmen prüfen technische Standards, Datenübernahme und Erweiterbarkeit. Die Entscheidung hängt von Unternehmensgröße und Marktanforderungen ab.
| Wie finde ich die passende ERP-Software? | Beispiel |
|---|---|
| KI-gestützte Suche | Microsoft Copilot, ChatGPT, Gemini, KI-basierte Empfehlungstools von Vergleichsplattformen |
| Vergleichsplattformen | OMR Reviews, Capterra, ERP Scout, Handelsblatt ERP-Vergleich |
| Fachforen | Xing, LinkedIn |
| Suchmaschinensuche | ERP-Software, Cloud-ERP, Online-ERP |
| Empfehlungen | Businesspartner und Berater fragen |
| Fachzeitschriften | Computerwoche, C´t, iX, IT-Mittelstand |
| Messebesuche | Cebit, IT & Business, Tools |
Um die breite Auswahl an ERP-Anbietern überschaubarer zu machen, wurden Funktionen und Möglichkeiten fünf beliebter ERP-Systeme genau unter die Lupe genommen und in einem anschaulichen ERP-Vergleich gegenübergestellt.
.
2. Pflichtenheft erstellen
Das Pflichtenheft konkretisiert die Anforderungen aus dem Lastenheft und wird durch ERP-Tests und Anbieter-Meetings erstellt. Es definiert technische Lösungen und individuelle Anpassungen. Nach der Freigabe durch beide Seiten bildet es die Basis für die Implementierung und spätere Optimierung.
3. Testsystem aufsetzen
Nach der Abnahme des Pflichtenheftes wird ein Testsystem eingerichtet, damit Mitarbeiter frühzeitig mit dem ERP-System arbeiten können. Wichtig sind echte Unternehmensdaten, um die Motivation zu erhalten.
Falls die Standardprozesse des ERP-Systems für die Unternehmenssteuerung ausreichen, kann das Aufsetzen eines Testsystems übersprungen werden. In diesem Fall sollte die Implementierung direkt erfolgen, begleitet von einer umfassenden Schulung. Anpassungen erfolgen nach der Standardinstallation – eine enge Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Kunde ist dabei essenziell.
Um Kunden von der Lösung zu überzeugen, sind Echtdaten besonders hilfreich. Beispielsweise wäre es wenig zielführend, wenn ein Bekleidungsunternehmen mit Testdaten zu technischen Artikeln arbeitet – dies könnte zu Verwirrung führen und die Systemvorteile verschleiern.
| Tipp: Immer mehr Anbieter von Cloud-Lösungen bieten Besuchern ihrer Webseiten inzwischen zeitlich befristete Testzugänge an, damit sie die ERP-Lösung kennenlernen und mit Demodaten oder im Idealfall mit Echtdaten testen können. |
4. Anpassungen realisieren
ERP-Anpassungen erfolgen zunehmend iterativ, um durch Anwenderfeedback frühzeitig Optimierungen vorzunehmen.
In modernen Cloud-ERP-Systemen für KMU sind Anpassungen selten, können aber bei speziellen Anforderungen wie Preisstrukturen oder Artikelhistorien notwendig sein.
5. Chance zur Datenbereinigung nutzen
Die ERP-Umstellung ermöglicht eine gezielte Datenbereinigung. Moderne ERP-Systeme bieten zunehmend automatisierte Bereinigungsfunktionen, um die Datenqualität zu verbessern. Nach der Migration folgt die Schulung für eine optimale Nutzung.
| Tipp: Bei der Datenaufbereitung für das ERP-System sollte man sich davon nun befreien, indem man nur noch Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Artikel übernimmt und gegebenenfalls erweitert. |
6. Schulung organisieren
Der ideale Zeitpunkt für eine ERP-Schulung hängt von der Einführung und Systemkomplexität ab. Optimalerweise erfolgt sie vor der Datenübernahme mit Testdaten, um Fehler zu vermeiden. Digitale Lernplattformen und interaktive Methoden steigern die Effizienz, besonders für junge Unternehmen, die von flexiblen Schulungsansätzen profitieren.
| Tipp: Idealerweise werden Key-User geschult. Sie können das erworbene Wissen in ihren Abteilungen dann an die übrigen Mitarbeiter weitergeben und abteilungsweiten Support leisten. |
7. Dokumentation erstellen
Es versteht sich von selbst, dass sämtliche Anpassungen und Abläufe detailliert dokumentiert werden müssen. Das gilt auch für das abteilungsspezifische Fachwissen im Umgang mit dem neuen ERP-System, weil es die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ganz wesentlich erleichtert.
| Tipp: Hilfreich sind Screenshots, um die verschiedenen Aufgaben und Prozesse zu dokumentieren. |
Läuft das System nach einer Anpassungsphase rund, ist die Einführung abgeschlossen und der Echtbetrieb beginnt.
Woran können ERP-Projekte scheitern?
Immer wieder ist von gescheiterten ERP-Projekten zu hören. Liegt es an der mangelhaften Vorbereitung oder an der Komplexität des einzuführenden ERP-Systems selbst?
Nicht nur. ERP-Projekte scheitern oft auch an Widerstand innerhalb des Unternehmens. Besonders in großen Firmen führen Zuständigkeiten und „Fürstentümer“ zu Konflikten. Mitarbeiter fürchten Veränderungen und halten an alten Systemen fest.
| Tipp: Schulungen und offene Gespräche können dieser Einstellung entgegenwirken und zur erhöhten Motivation sowie Akzeptanz der Mitarbeiter beitragen. |
Welche ERP-System Anbieter und Software-Lösungen gibt es?
ERP-Systeme sind nicht mehr nur für Großunternehmen relevant – die Auswahl an Anbietern ist groß. Eingesetzt werden sie vor allem bei KMU (Hier mehr zum Thema ERP Mittelstand). Es gibt branchenübergreifende Lösungen für KMU, die flexibel einsetzbar sind, sowie branchenspezifische Systeme für Handel, Finanzwesen und Industrie. Während erstere einfacher zu implementieren sind, bieten letztere tiefere Integration für spezialisierte Prozesse.
| branchenübergreifende ERP-Systeme | branchenspezifische ERP-Systeme | |
|---|---|---|
| Integration | breit | tief |
| Geeignet für | KMU, Neueinsteiger | Industrie, Finanzwesen, Maschinenbau |
| Komplexität | gering | hoch |
| Vorteil | Flexibel, einfache Implementierung | Optimiert für spezifische Prozesse |
| Nachteil | Begrenzte Spezialisierung | Höherer Anpassungsaufwand |
Trend zu unternehmensübergreifenden ERP-Lösungen
ERP-Systeme entwickeln sich zu vernetzten Plattformen, die Lieferketten optimieren und Lagerbestände reduzieren. Softwarehäuser dominieren den Markt, während Hardwarelösungen zunehmend in den Hintergrund treten.
| Großunternehmen | mittlere Unternehmen | kleine und mittlere Unternehmen |
|---|---|---|
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Die Technische Hochschule Mittelhessen hat sich fünf beliebte ERP-Systeme genau angeschaut und hinsichtlich ihrer Funktionen und Einsatzmöglichkeiten geprüft. Die Ergebnisse daraus werden in diesem anschaulichen ERP-Vergleich gegenübergestellt.
Mit welchen Kosten für ein ERP-System ist zu rechnen?
Die Einführung eines ERP-Systems erfordert eine sorgfältige Kostenplanung. Neben Lizenz- und Implementierungskosten fallen Ausgaben für Schulungen, Wartung und Anpassungen an.
Um ein finanzielles Übernehmen in Hinblick auf die ERP-System-Auswahl und -einführung zu vermeiden, sollten im Vorhinein sowohl die kurz-, als auch die langfristigen Kosten eingeplant werden. Auf Grund der vielen Faktoren, die den Einsatz einer ERP-Software bedingen, gibt es keine allgemeingültigen Zahlen, auf die sich die Kosten belaufen müssen. Es gibt allenfalls etwaige Richtwerte.
| Unternehmensgröße | Anforderungen | Beschäftigte | Kosten in € |
|---|---|---|---|
| Großunternehmen | hoch | >250 | >500.000 |
| mittleres Unternehmen | hoch | 50 – 249 | 100.000 – 500.000 |
| kleines Unternehmen | mittel | 10 – 49 | 50.000 – 100.000 |
| Kleinstunternehmen | gering | <10 | 10.000 – 50.000 |
Die Alternative zu solch hohen Investitionskosten gerade für kleine und mittlere Unternehmen, stellen die Software-Mietmodelle (Software-as-a-Service) dar, die häufig von cloud-basierten ERP-Software Anbietern angeboten werden. Bei dieser Form der Bereitstellung entfallen hohe Einführungskosten und der monatliche Betrag für kleinere Unternehmen liegt bei circa 50 Euro pro Monat pro Nutzer.
Ist Open Source Software eine kostengünstige Alternative?
Open Source ERP-Systeme sind lizenzfrei, benötigen aber oft umfangreiche Anpassungen. Unternehmen greifen meist auf Anbieter mit Support zurück, da Implementierung und Wartung kostspielig sein können.
Meist lassen sich Unternehmen von fehlenden Lizenzgebühren täuschen und vergessen darüber die wahren Kosten für den hohen Anpassungsaufwand. Bei dem Modell Cloud ERP beispielsweise sind die Kosten hingegen klar definiert und Updates sind bei den meisten Anbietern dieser Form im Monatspreis inbegriffen.
Welche Vor- und Nachteile hat ein ERP-System?
ERP-Systeme optimieren Geschäftsprozesse und steigern die Wettbewerbsfähigkeit. Sie helfen Unternehmen, Trends frühzeitig zu erkennen und effizient zu planen. Doch ohne klare Strategie können Implementierungskosten und Anpassungsaufwand erheblich sein, besonders für kleinere Unternehmen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
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Martin Hesseler, Marcus Görtz : Basiswissen ERP-Systeme: Auswahl, Einführung & Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. W3L, 1. Auflage, 2007.-ISBN: 3937137386
Iris Vieweg, Christian Werner, Klaus-P. Wagner, Thomas Hüttl, Dieter Backin: Einführung Wirtschaftsinformatik: IT-Grundwissen für Studium und Praxis. Gabler Verlag, Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, 2012.-ISBN 978-3-8349-3135-1
Peter A. Grammer: Der ERP – Kompass: ERP-Projekte zum Erfolg führen. MITP Verlags GmbH, 2011.-ISBN: 978-3-8266-9129-4
Norbert Gronau: Enterprise Resource Planning: Architektur, Funktionen und Management von ERP-Systemen, Oldenbourg Wissenschaftsverlag, München, 2010.-ISBN: 3486590502