8 Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine weitreichende Entscheidung, die gut geplant werden will. Entscheidern stellen sich vor einer Einführung zwei wesentliche Fragen:

Mit welchem System lassen sich die Prozesse im Unternehmen am besten optimieren?

Welche kurz- und langfristigen Kosten kommen auf das Unternehmen zu?

Diese 8 Faktoren müssen bei der Kostenplanung einbezogen werden.

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Kosten entstehen schon im Vorfeld einer Entscheidung

Um eine Antwort auf die erste Frage zu finden, muss das Unternehmen bereits Zeit und Geld investieren, denn Kosten entstehen nicht erst mit Anschaffung, Einführung und Betrieb eines ERP-Systems, sondern schon vorher. Das Auswahlverfahren für ein ERP-System ist ein langwieriger Prozess, der sich über Monate hinziehen kann. Er bindet Personalressourcen, die irgendwo anders im Tagesgeschäft fehlen. Aus diesem Grund soll auf diese Kosten, die beim Auswahlprozess entstehen, nur kurz hingewiesen werden.

In jedem Fall muss vor einer Entscheidung auch eine Ist-Analyse der Geschäftsprozesse erfolgen, um das Lastenheft zu erstellen und die benötigten Funktionen genau einzugrenzen. Während sich einfache Geschäftsprozesse zumeist mit Standardmodulen abdecken lassen, kommen bei komplexen Prozessen zusätzliche Module zum Einsatz.

Tipp: Bevor Sie damit beginnen, eine Auswahl zu treffen, sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse genau analysieren. Finden Sie heraus, welche Funktionen für Ihr Unternehmen essentiell sind.

Mit welchen externen Kosten ist zu rechnen?

Viele Unternehmen haben meistens nur die externen Kosten im Blick. Also das, was die Lizenzen für ERP-Software und das Customizing der Lösung an die Geschäftsprozesse kosten. Alles andere wird nur selten richtig budgetiert, wie

• Hardware,
• erforderliche Datenbanklizenzen oder
• Beratungsleistung

Vollends außer Betracht bleiben interne Kosten für

• die Reorganisation
• Datenmigration
• für Schulungen
• Projektmitarbeiter

Diese Kosten hängen von der Komplexität des Projekts ab und lassen sich nur schwer im Voraus beziffern. Ein kurzer Überblick zeigt, welche Kostenaspekte in der Planungsphase bedacht werden müssen.

Für Einführung und Betrieb eines ERP-Systems entstehen Kosten für:

• Beratungsleistungen
• Lizenzen
• Migration
• Anpassung
• Schulungen
• Wartung
• Support
• Updates

Kosten für Berater lassen sich kaum eingrenzen

Viele Unternehmen, die die Einführung eines ERP-Systems planen, ziehen externe Berater hinzu, die sie in der vorbereitenden Phase und bei der Auswahl der ERP-Software und der Einführung unterstützen. Diese Kosten entstehen bereits im Vorfeld und sind nur schwer eingrenzbar. Nicht nur diese externen Berater sind ein Kostenfaktor, sondern auch die internen Projektmitarbeiter, die den Projektablauf koordinieren und eng zusammenarbeiten mit

• den externen Beratern
• den Anbietern
• dem Management

Interne Mitarbeiter müssen explizit für das Projekt abgestellt werden. Sie fehlen dann an anderer Stelle. Nicht selten stellen Unternehmen zur Durchführung eines ERP-Projekts auch neue Mitarbeiter ein.

Migrations- & Anpassungskosten hängen von der Komplexität ab

Noch immer sind die meisten ERP-Lösungen klassische On-Premise-Lizenzmodelle. Das Unternehmen erwirbt hierbei eine Lizenz für die Basissoftware und weitere relevante Module, die es benötigt, um die Geschäftsprozesse abzubilden. Der Lizenzpreis ist gestaffelt nach Anzahl der User, die mit dem System arbeiten werden.

Natürlich sind die „reinen“ Lizenzkosten mit den Einführungskosten noch längst nicht abgedeckt, denn die vorhandenen Datenbestände aus bisher genutzten Systemen müssen in das neue ERP-System überführt und einige Funktionen des ERP-Systems an die Geschäftsprozesse angepasst werden.

Der Aufwand für Migration und Anpassung lässt sich ohne eingehende Analyse nur schwer abschätzen. Je komplexer und vielschichtiger Geschäftsprozesse sind, umso größer sind der Aufwand und die mit ihm verbundenen Kosten.

Nicht nur die Schulung kostet Geld

Schulung muss sein. Die Produktivität des Systems steht und fällt mit der Kompetenz der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten werden. Sie sollten daher so gründlich wie möglich geschult werden, damit sie das ERP-System nicht nur bedienen können, sondern auch verstehen. Zu den Schulungskosten im engeren Sinn, also den Kosten für die Schulungsmaßnahmen durch den Anbieter, kommen interne Kosten hinzu, denn Mitarbeiter fehlen im Tagesgeschäft und brauchen eine Eingewöhnungsphase bis sie mit dem neuen System produktiv arbeiten.

Viele Unternehmen sehen nur die „reinen“ Schulungskosten und nicht die Kosten, die der zeitlich begrenzte Ausfall von Mitarbeitern während der Schulungsmaßnahme verursacht. Ebenfalls sieht man die Phase der Einarbeitung nicht, in der Anwender noch Fehler machen und das System noch nicht voll produktiv ist.

Wartungskosten enthalten keine Updates

Damit das implementierte ERP-System gut läuft und der Kunde von den laufenden Weiterentwicklungen profitieren kann und Support erhält, gehört bei On-Premise-Systemen der Wartungsvertrag dazu. Ähnlich wie beim Lizenzpreis bemessen sich die Wartungsgebühren nach

• Art
• Umfang der Lizenz
• Zahl der User

Die Gebühr für den Wartungsvertrag für das ERP-System wird in der Regel jährlich entrichtet und ist ein fester Bestandteil der laufenden Kosten für das ERP-System. Die Wartungskosten bei On-Premise ERP-Lösungen umfassen nicht die Updates. Bei SaaS-Lösungen aus der Cloud sind die Kosten für Softwareupdates und Supportdienstleistungen inklusive. Sie sind mit den pro Nutzer und Monat zu entrichtenden Gebühren abgedeckt.

Release-Wechsel bei On-Premise ERP-Lösungen sind kostspielig

Die klassische ERP-Lösung besteht aus der ERP-Basissoftware, die durch weitere für das Unternehmen relevante Module ergänzt wird. Beim On-Premise-Modell ist es mit dem Lizenzerwerb nicht getan, denn die Entwicklung bleibt nicht stehen. Auch das Unternehmen entwickelt sich stetig weiter und neue Aufgaben und Anforderungen entstehen mit der Zeit. Zwar kann man den Termin eine Zeit lang hinausschieben, doch irgendwann ist ein größeres Update oder gar ein Release-Wechsel unumgänglich.

Das bedeutet für jedes Unternehmen einen ähnlichen Kraftakt wie bei der Einführung. Manchmal müssen beim Release-Wechsel auch Teile der Hardware ersetzt werden, wenn beispielsweise das neue Release mehr Speicher oder schnellere Prozessoren erfordert. Eine Migration oder gar eine Portierung kann man nicht mal so eben neben dem Tagesgeschäft durchziehen. Sie stellt Unternehmen vor enorme Herausforderungen.

Als Beispiel sei die Migration von SAP R/2 auf R/3 beziehungsweise mySAP genannt, die nicht wenigen IT-Verantwortlichen schlaflose Nächte bereitete. Kosten entstehen hier nicht nur durch das Upgrade auf die neue Lizenz, sondern vor allem durch die Migration, die penibel vorbereitet werden muss. Neben eigenen Personalkosten kommen Kosten durch externe Berater hinzu. Auch Mitarbeiterschulungen für das neue Release verschlingen viel Zeit und Geld.

Mit welchen Einstiegskosten muss man rechnen?

Wie zuvor aufgezeigt, sind die Einstiegskosten bei OnPremise-Software sehr hoch. Es sind aber einmalige Kosten, die bei Anschaffung und Implementierung von Softwarelizenzen anfallen. Updates zu einem späteren Zeitpunkt sind in diesem Preismodell allerdings extra zu bezahlen, weil sie nicht im ursprünglichen Lizenzpreis inbegriffen sind.

Ganz anders verhält es sich beim SaaS Modell, denn hier sind die Einstiegskosten gering. Die Kosten fallen über den Vertragszeitraum monatlich pro Nutzer an. Das Wichtigste ist: bei Updates entstehen keine extra Kosten. Das Unternehmen wird „fließend“ mit aktuellen Updates versorgt, muss sich nicht um eine Umstellung seiner Systeme kümmern und hierfür auch nichts gesondert budgetieren. Migrationen oder Hardwareanpassungen gibt es beim SaaS Modell nicht, denn alle Anwendungen laufen in der Cloud und werden im Web-Browser aufgerufen. Unterbrechungen durch Systemausfälle oder durch Einspielen eines neuen Releases sind daher beim SaaS Modell unbekannt.

Die Spanne bei den Einstiegskosten ist enorm. Während es ERP-Lösungen aus der Cloud gibt, die gerade einmal 19 Euro pro Nutzer und Monat kosten, liegen manche On-Premise ERP-Lösungen im 6-stelligen Bereich.

Tipp: Überlegen Sie, ob sich die Einführung einer OnPremise-Lösung für Ihr Business angesichts der hohen Einstiegsinvestition wirklich lohnt. SaaS-Lösungen aus der Cloud sind wesentlich günstiger. Gerade junge Unternehmen in der Aufbauphase verschaffen Cloud ERP-Systeme wesentlich mehr finanziellen Spielraum.

Named User Modell vs. Concurrent User Modell

Wer sich bei der Auswahl seines ERP-Systems für eine SaaS-Lösung entscheidet, braucht zusätzliche Kosten für Updates nicht zu fürchten, weil diese bereits in den Servicepreisen inbegriffen sind. Auch Kosten für Hardware zur Installation und Betrieb einer höheren Version spielen keine Rolle. Gleich, ob On-Premise oder SaaS – im Mittelpunkt der Berechnung des Lizenzpreises steht der zu erwartende Nutzen. Dabei gilt die simple Annahme: je mehr Anwender, desto größer ist der Nutzen.

Stimmt das wirklich, dass der Nutzen des ERP-Systems mit der Zahl der Nutzer steigt und einen höheren Preis rechtfertigt? Ja und Nein. Es kommt darauf an, wie viele Nutzer gleichzeitig aktiv sind. Auch wenn viele mit dem ERP-System arbeiten, sind fast nie alle berechtigten User zur gleichen Zeit im System. Es ist also immer nur ein Teil der ERP-Anwender gleichzeitig aktiv. Die meisten Anbieter berücksichtigen dies, indem sie verschiedene Lizenzmodelle anbieten.

Beim Named User Modell ist die maximale Useranzahl festgelegt. Jeder zugriffsberechtigte User ist namentlich registriert und loggt sich mit seinem Benutzernamen und –passwort ein. Beim Concurrent User Modell hingegen ist nur die Zahl der User festgelegt, die gleichzeitig auf ERP-Ressourcen zugreifen können. Die Zahl der Rechnerinstallationen spielt dabei keine Rolle. Es können beispielsweise 60 User berechtigt sein, aber nur 50 gleichzeitig mit dem ERP-System arbeiten. Will sich der 51. User einloggen, muss er warten, bis ein anderer User seine Session beendet hat. Unternehmen, die über ihre internen Abläufe genau kennen, können hier Kosten sparen, indem sie nur für so viele Userlizenzen zahlen, wie sie maximal gleichzeitig benötigen.

	Named User Modell	Concurrent User Modell
Userzahl	maximale Anzahl	maximale Anzahl gleichzeitig arbeitender User
Rechner	Bei OnPremise: spezifiziert	nicht spezifiziert
Password	Definierte Nutzer mit eigenem Passwort	Nutzer nicht spezifiziert

Fazit

Die hohen Einstiegskosten bei klassischen On-Premise ERP-Lösungen sind für kleine und mittelständische Unternehmen kaum zu stemmen (Hier mehr zum Thema ERP Mittelstand). Eine Alternative – nicht nur für KMUs – bieten hingegen SaaS-Lösungen für ERP-Systeme, die in der Cloud laufen. Bei diesen Angeboten sind die Einstiegskosten gering, weil keine Lizenzen gekauft werden müssen. Das Unternehmen zahlt on demand für genutzte Leistungen. Hierfür ist pro Nutzer eine monatliche Pauschale zu entrichten.

Der große Vorteil von SaaS-Lösungen ist, dass sich die Kosten sehr transparent darstellen lassen und kein Unternehmen finanziell überfordern. Dennoch sind bei der Einführung auch hier die internen Kosten zu berücksichtigen. Je besser die Vorbereitung ist, umso schneller gelingt es dem Unternehmen, mit der SaaS ERP-Lösung produktiv zu arbeiten und die Effizienz seiner Geschäftsprozesse zu erhöhen.