Der Online-Handel boomt. Und mit wachsendem Geschäftsvolumen treten für Händler oft neue Herausforderungen auf den Plan. Eine ERP-Software vereinfacht die Prozesse, wodurch Unternehmen ihren Aufwand deutlich senken können. Dabei sollte ein ERP-System effiziente Funktionen bieten, die auf die Anforderungen im E-Commerce zugeschnitten sind. Idealerweise erfolgt der Betrieb in der Cloud, damit alle von überall ausarbeiten können. Zudem sparen sich die KMUs auf diese Weise die oftmals hohen Implementierungs- und Wartungskosten.
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Herausforderungen und Chancen im Handel
Der Handel über digitale Plattformen, auch E-Commerce genannt, erfreut sich unter den Konsumenten immer größerer Beliebtheit. Schnell, jederzeit verfügbar und exklusive Angebote zeichnen ihn aus. Das Einkaufen über‘s Internet wuchs in den vergangenen Jahren stetig an und erhielt durch die Corona-Pandemie einen weiteren Schub, da unabhängig von lokalen Ladenschließungen das Shopping vom Sofa rund um die Uhr weiter gehen konnte.
Laut Statista sind die Segmente Bekleidung, Elektronikartikel und Telekommunikation die stärksten Umsatztreiber. 2021 lag der Umsatz allein im B2C-Bereich bei rund 86,7 Milliarden Euro. Prognosen sehen einen weiteren Anstieg in den kommenden Jahren: Für 2025 wird ein Marktvolumen von 168,5 Milliarden Euro vorhergesagt. Die wachsende Menge an Kundenwünschen und Lieferaufträgen beschäftigt Unternehmen rund um die Welt. Mit reiner (wo)manpower allein kann den vielfältigen Forderungen nicht mehr vollständig nachgekommen werden. Aus diesem Grund setzen Anbieter zunehmend auf die Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI, oder artificial intelligence AI) und Automatisierungen, die Arbeitnehmer*innen entlasten. Auswirkungen davon bemerken die Kund*innen bereits heute, wenn sie in Online-Shops unterwegs sind. Die Algorithmen erinnern sich viel besser an bereits begutachtete Artikel und schlagen passende weitere Produkte vor, die potentiell gefallen könnten.
Ein weiterer Trend besteht darin, dass immer häufiger der Zugriff von Mobilgeräten und damit von unterwegs erfolgt. Kaum jemand erledigt den Online-Einkauf heute noch vom heimischen Computer aus. Die meisten nutzen die Möglichkeit beispielsweise direkt in der Bahn zu shoppen. Das bedeutet auch, dass Unternehmen mit benutzerfreundlicher Smartphone-Website, einen klaren Marktvorteil besitzen.
Das ist nur eine unter vielen Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. Immer häufiger stoßen die bisher genutzten Systeme für Logistik und Warenwirtschaft an ihre Grenzen und müssen überdacht werden. Wie ein modernes WaWi-System helfen kann oder ob ein Cloud-basiertes ERP (Enterprise Resource Planing)-System die bessere Wahl ist, ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig.
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Vergleich ERP-System und Warenwirtschaftssystem
Um die Unterschiede der beiden angesprochenen Systeme besser zu verstehen, hilft ein Blick in die Definitionen. Das Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist für die Organisation der Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens zuständig, insbesondere für den Materialfluss. Es findet sich am ehesten in Handelsunternehmen und ist ganz klassisch für die Bedarfsermittlung, die Warenbeschaffung, die Lagerverwaltung, den Vertrieb und den Warenabsatz verantwortlich. Der Nachteil von „WaWis“ liegt darin, dass deren Funktionen damit auch enden, weitere Bereiche müssen also mit anderen Systemen abgedeckt werden. Aus diesem Grund ist ein reines WaWi für Unternehmen häufig nicht empfehlenswert.
Im Gegensatz zum WaWi gehen die Funktionen eines ERP-Systems weit über die Planung der Warenbewegungen hinaus. Es kann auch die
Damit stellt es eine Erweiterung dar, ist jedoch auch für die mit der Warenbewegung verbundenen Prozesse verantwortlich. ERP-Systeme sind also für die Gesamtressourcenplanung zuständig. Sie sind eingeführt worden, um unterschiedliche Systeme zusammen zu bringen. Das Denken in abgegrenzten Abteilungen endet somit und alle Bereiche werden in einer Software-Lösung zusammengeführt. Auch Kunden und Lieferanten sowie Tochterunternehmen oder Zweigstellen werden mit bedacht. Das ERP fördert damit die Optimierung von Geschäftsprozessen.
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Moderne ERP-Lösung, die Prozesse der Händler unterstützt
Online-Händler, die sich für die Zukunft gut aufstellen wollen, setzen im besten Fall auf ein modernes, cloudbasiertes, ERP-System. Damit erhalten sie eine Komplettlösung, die nicht nur die Funktionen der Warenwirtschaft, sondern auch weitere Herausforderungen gut meistern kann. Dazu gehören vor allem Payment-Schnittstellen, Anbindungen an gängige Shopsysteme und beliebte Marktplätze oder auch eine Buchhaltung.
Interessant sind moderne ERP-Lösungen wie weclapp, die die Unternehmensprozesse auf einer Cloud-Plattform steuern. Sie besitzen eine hohe Flexibilität und uneingeschränkte Verfügbarkeit — auf sie kann von überall per Browser zugegriffen werden.
Ganz entscheidend für den Erfolg ist ein gutes CRM (Customer Relationship Management), um Kontakte und Kunden zu verwalten. In einer Cloud sind alle Daten zentral an einem Ort gesammelt. Vom ersten Kontakt bis zum langjährigen Kunden – die Cloud-Software unterstützt somit bei der Gewinnung neuer Kunden und bei der langfristigen Betreuung. Wichtig ist dabei auch ein einfaches Retourenmanagement. Die ERP-Software bietet auch einen umfassenden Überblick über alle Lagerbewegungen, unterstützt bei der Abwicklung des Streckengeschäfts und gibt frühzeitig eine Warnung bei Mindestbeständen. Händler können so ihre Lagerhaltung verbessern und Kosten senken.
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Integration des ERP-Systems im Unternehmen
Das volle Potenzial entwickelt eine ERP-Lösung erst, wenn es mit anderen Anwendungen integriert ist. Das ist oft eine große Herausforderung. Die Alternative lautet All-in-One. Denn viele KMUs wünschen sich eine Software, die alle wichtigen Geschäftsbereiche unterstützt: CRM, Warenwirtschaftssystem, Buchhaltung und Rechnungsprogramm. Die Nutzung einer Lösung sorgt dabei für eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis.
Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung achten? Folgende Fragen und deren Beantwortung helfen dabei ein passendes ERP-System zu finden:
- Welche Geschäftsbereiche soll das ERP-System abbilden?
- Eignet sich eine intelligente Cloud-Lösung für das Unternehmen?
- Für welche Unternehmensgröße ist das ERP-System ausgelegt?
- Ist das ERP-System skalierbar?
- Mit welchen Kosten für Installation und Co. muss gerechnet werden? Fallen weitere Kosten wie Wartungs- oder Schulungskosten an?
- Wie benutzerfreundlich ist die Software?
- Thema Datensicherheit: Wo sind die Daten in der Cloud hinterlegt? Gibt es einen Server in Deutschland?
- Ist die ERP-Software zertifiziert?
- Kann die ERP-Software auch länderübergreifend eingesetzt werden? Welche weiteren Sprachen gibt es?
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Fazit: Das richtige ERP-System für E-Commerce und Co.
Insgesamt sind ERP-Systeme sehr gute Begleiter für Unternehmen, die sich stärker dem E-Commerce widmen oder ihre bisherige Präsenz in diesem Feld ausbauen und verbessern wollen. Es lohnt sich natürlich immer verschiedene Programme auf ihre jeweiligen Schwerpunkte zu analysieren, um das optimale für das eigene Unternehmen herauszufiltern. Eine gute Orientierung bieten unabhängige Vergleiche und Auszeichnungen wie „ERP-System des Jahres“. Viele Anbieter räumen die Möglichkeit ein, für einige Wochen kostenfrei das ERP-System zu testen. Nach der Testphase kann das Unternehmen im besten Fall mit dem neuen Alltagshelfer durchstarten.