Das Thema Cloud ERP drängte in den letzten Jahren mit Macht in die Entscheidungsebenen von Unternehmen. Kostendruck und veränderte Nutzergewohnheiten zwingen immer mehr IT-Verantwortliche, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Doch wo liegen die Chancen und wo die Grenzen? Sind die Risiken wirklich so groß, wie immer behauptet?
Was ist Cloud Computing?
Bei Cloud Computing handelt es sich um ein Modell, das Nutzern einen Zugriff auf IT-Ressourcen wie Speicher, Server, Anwendungen und Dienstleistungen über ein Web-Frontend oder eine App verschafft. Viele Anbieter stellen Privatanwendern hierfür Cloud-Speicher bis zu einem gewissen Volumen kostenlos zur Verfügung. Die meisten Nutzer verwenden die Cloud für das Speichern von Bildern, Videos und Soundclips. Doch Cloud Computing ist mehr als nur Speichernutzung, denn auch die Nutzung kompletter Anwendungen in der Cloud nimmt stetig zu. Neben Programmen für den Büroalltag wie Kalkulationsblätter, Text- und Mailprogramme verzeichnet vor allem Businesssoftware wie CRM- und ERP-Systeme aus der Cloud die größten Zuwächse.
Viele IT-Verantwortliche der alten Schule denken beim Thema Cloud ERP zuerst einmal an Kontrollverlust. Software as a Service (SaaS), also die Nutzung von Software über ein Web-Frontend und Abrechnung nach Anzahl der Nutzer und Nutzungsgrad ist eine Idee, mit der sich viele schnell anfreunden können. Mit dem Gedanken die Unternehmensdaten auf Servern außerhalb des eigenen Rechenzentrums ohne direkte Kontrollmöglichkeit zu hosten, tun sich viele allerdings immer noch schwer.
Welche Risiken fürchten Unternehmer?
Die Diskussionen über Cloud-Computing im Allgemeinen und Cloud-gestützte Verarbeitung und Speicherung von Unternehmensdaten im Besonderen sind häufig bestimmt durch Sicherheitsbedenken. Noch immer scheuen IT-Verantwortliche den Schritt, Geschäftsprozesse über Cloud-Services abzuwickeln. Drei Fragen stehen dabei immer wieder im Raum.
1. Sind die in der Cloud gespeicherten Daten genauso verfügbar wie im eigenen Rechenzentrum?
2. Ist die Sicherheit der Daten während der Übertragung gewährleistet?
3. Sind Daten vor unberechtigtem Fremdzugriff (durch Spionage, Hackerangriffe etc.) geschützt?
Die Verfügbarkeit von in der Cloud gespeicherten Daten ist genauso hoch, wenn nicht gar noch höher als im eigenen Rechenzentrum. Der Betrieb von Hochleistungsservern, die zudem permanent gespiegelt werden, sorgt für eine 99,9-prozentige Ausfallsicherheit bei den Anbietern von Cloud-Software. Die Vorteile von Cloud ERP liegen ganz klar auf der Kostenseite, denn bei einer Cloud-Lösung entfallen Hardware- und Servicekosten für den Betrieb von Servern und Speichern im eigenen Rechenzentrum. Ein Backup oder Restore von Unternehmensdaten ist ebenso wie Wartung oder Upgrades von Software obsolet. Auch um Lizenzverwaltung muss sich der Nutzer nicht mehr kümmern.
Die Sicherheit der Datenübertragung hat sich in letzten Jahren durch fortschrittliche Verschlüsselungstechniken rapide verbessert. Bei der Übertragung der Daten zwischen Cloud-Server und Webclient kommen diese automatisch zum Einsatz, sodass bei Cloud ERP die höchsten Sicherheitsstandards gelten. So sind die Verbindungen bei der Übertragung immer verschlüsselt. Nutzer können die Sicherheit durch die ausschließliche Verwendung von guten Passwörtern zudem noch weiter erhöhen.
Ist der Serverstandort wichtig?
Viele Cloud-Anbieter werben damit, dass die Server in Deutschland stehen und somit den Bestimmungen des Datenschutzes nach deutschem Recht unterliegen. In der Tat ist dies ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl des Cloud-Anbieters. Im außereuropäischen Ausland sind die Datenschutzbestimmungen bei Weitem nicht so streng wie in Deutschland. Die Geheimdienste haben andernorts faktisch Zugriff auf Unternehmensdaten und Industriespionage lässt sich nicht ausschließen. Der NSA-Skandal brachte das jüngst an den Tag. Es ist verständlich, dass Unternehmen Angst vor Spionage haben und sich deshalb in Bezug auf Cloud Computing zurückhalten. Stehen die Server allerdings in Deutschland, sind die technischen und rechtlichen Hürden für jede Art von Industriespionage wesentlich höher. Insofern sind Daten in einer deutschen Cloud mindestens genauso sicher wie im hauseigenen Rechenzentrum.
Vorteile von Cloud ERP
Ortsunabhängigkeit
Durch Nutzung von Cloud ERP ist man immer ortsunabhängig. Gleich, ob von der Unternehmenszentrale, von einer Niederlassung oder von unterwegs mit dem Mobilgerät – von überall kann auf Anwendungen aus der Cloud und auf Unternehmensdaten zugegriffen werden. Zudem lassen sich immer mehr Anwendungen auch in der Cloud betreiben. Office-Anwendungen, CRM, ERP und viele weitere Applikationen zählen dazu. Der Trend zu mehr Mobilität hat längst auf die Arbeitswelt übergegriffen. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten von unterwegs oder auch von zu Hause und müssen hierzu Zugriff auf Geschäftsdaten haben.
Kostenersparnis
Wer seine ERP-Anwendungen durch On-Premise-Lösungen, also lizenzgebührenpflichtigen Softwareprogrammen auf Servern im eigenen Rechenzentrum fährt, muss hierfür Anschaffungen und ein Budget für die laufenden Betriebskosten einplanen. Anschaffungs- und Betriebskosten für Server und Speicher zählen ebenso dazu wie Lizenzkosten und Kosten für die permanente Datensicherung. Neben Kosten für Wartung von Hardware und Software sind noch laufende Kosten für Fachpersonal und Strom hinzuzurechnen. Im Einzelfall kann das für ein KMU ganz schön teuer werden. Demgegenüber sind all diese Kosten bei Cloud ERP bereits in der Nutzungsgebühr enthalten. Leistungspakete lassen sich auf die konkreten Bedürfnisse zuschneiden und schaffen mehr Kostentransparenz.
Automatische Datensicherungen und Updates
Wer ein ERP-System im hauseigenen Rechenzentrum betreibt, muss selber dafür sorgen, dass die Daten in regelmäßigen Abständen gesichert werden. Das gilt auch für sogenannte private Clouds, bei der die Mitarbeiter eines Unternehmens zwar über einen Webbrowser auf IT-Anwendungen zugreifen, die Server sich allerdings im Rechenzentrum des Unternehmens befinden. Cloud ERP auf Basis des SaaS-Modells bedarf auf der Nutzerseite keiner speziellen IT-Administration mehr. Die Daten auf den Cloud-Servern werden vom Cloud ERP-Anbieter regelmäßig und voll automatisiert gesichert. Auch Updates und Wartungsarbeiten an der ERP-Software übernimmt der Anbieter komplett. Sieht man von privaten oder hybriden Cloud-Konzepten einmal ab, so sind bei Cloud ERP nicht nur die Anwendungen, sondern auch die Unternehmensdaten vollständig ausgelagert.
Ausblick: Zukunft von Cloud ERP
Cloud ERP ist weltweit auf dem Vormarsch. Der Kostendruck treibt immer mehr Unternehmen in die „Wolke“ um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Während die Cloud-Umsätze 2013 weltweit eine Milliarde Euro betrugen, so werden es in 2017 bereits zwischen 3 und 5,5 Milliarden Euro sein. Selbst ein Land wie Deutschland macht da keine Ausnahme. Trotz der vorherrschenden Skepsis hierzulande kommt SaaS-ERP in 2015 immerhin schon auf 300 Millionen Euro Umsatz. Zwar sind das noch weniger als 10 Prozent Anteil vom gesamten ERP-Markt, Marktbeobachter rechnen inzwischen jedoch mit jährlichen Steigerungsraten von 25 bis 30 Prozent. Die rasante Zunahme bei der mobilen Nutzung des Internets vor allem durch jüngere Generationen dürfte diesen Trend noch weitere verstärken.